> Estudio de Identificación y Valoración de documentos

El Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) es un instrumento básico en el que se plasman los trabajos de análisis e identificación sobre las series documentales con el fin de que sean señalados sus diferentes valores y, en consecuencia, establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. En el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) se expresa una parte muy importante de los procesos que se desarrollan en los centros de archivo.

- Identificación: es el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que producen, como base para la valoración documental, la organización, descripción y normalización archivísticas, y el acceso a los documentos.

- Valoración: es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, contables, informativas e históricas de los documentos que forman parte de una serie documental obtenidas mediante la identificación que permite determinar cuáles son los valores de las series documentales, para establecer los plazos de permanencia en las diferentes fases de archivo y sus transferencias, su posible eliminación o su conservación temporal o permanente, y el régimen de acceso que les afecta.

A partir del Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), una vez dictaminado, de forma preceptiva y vinculante en el caso de los documentos de titularidad pública, o informado, de forma preceptiva en el caso de los documentos de titularidad privada, favorablemente por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se elabora la Tabla de Valoración (T.V.) que, aprobado mediante Orden del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte, reflejará las conclusiones de la propuesta de identificación y valoración por cada serie documental realizada en dichos Estudios.

> Metodología y formularios

Con el fin de facilitar los trabajos del Consejo de Archivos, así como de establecer unas pautas comunes a la hora de plantear las propuestas de valoración, el Pleno de este órgano colegiado ha aprobado una serie de formularios y pautas de actuación a las que se deberán atener los distintos organismos proponentes. De esta manera, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó, en su sesión constitutiva de 28 de noviembre de 2012, unos criterios generales para la valoración de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental Madrileño (Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño). Además, en su sesión ordinaria de 17 de junio de 2021, aprobó el procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño (Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica).

Asimismo, el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) es el instrumento destinado a reflejar las propuestas de valoración de series documentales, según modelo CACM/1/2019.

Los Estudios de Identificación y Valoración (E.I.V.), junto el Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (modelo CACM/2/2019), se dirigen a la Presidencia del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid por los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías, los Secretarios Generales de los Organismos Autónomos de la Administración de la Comunidad de Madrid, por los Alcaldes o los Secretarios de los Ayuntamientos o por las personas responsables de los documentos.

		Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño
		Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica
		Relación de códigos de centros proponentes
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Valoración (Estudios de Identificación y Valoración)
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Valoración (Estudios de Identificación y Valoración)
		Instrucciones para cumplimentar el modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)(a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)
		Modelo de Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)(a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)

> Registros y Tablas de Valoración

El Registro de Tablas de Valoración de la Comunidad de Madrid es el instrumento que recoge todas aquellas Tablas de Valoración (T.V.) que han sido dictaminadas, de forma preceptiva y vinculante en el caso de los documentos de titularidad pública, o informadas, de forma preceptiva en el caso de los documentos de titularidad privada, favorablemente por el Consejo de Archivos, junto con su correspondiente Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), y que, posteriormente, han recibido su aprobación mediante Orden de la persona titular de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.

A partir del Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), una vez dictaminado, de forma preceptiva y vinculante en el caso de los documentos de titularidad pública, o informado, de forma preceptiva en el caso de los documentos de titularidad privada, favorablemente por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se elabora la Tabla de Valoración (T.V.) que, aprobado mediante Orden del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte, reflejará las conclusiones de la propuesta de identificación y valoración por cada serie documental realizada en dichos Estudios.

Tablas de Valoración (T.V.) aprobadas
Las Tablas de Valoración (T.V.), dictaminadas, de forma preceptiva y vinculante en el caso de los documentos de titularidad pública, o informadas, de forma preceptiva en el caso de los documentos de titularidad privada, favorablemente por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid a partir de los Estudios de Identificación y Valoración (E.I.V.) presentados a éste, reflejan las conclusiones de los mismos con el fin de realizar la selección documental y su posible conservación o eliminación, siendo aprobadas mediante Orden del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte.

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