Algunos ejemplos de la variedad documental que se custodia en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid pueden ser los siguientes: La carta de 1330 que prohíbe vender en Torrelaguna vino extranjero. La escritura de 1482 de deslinde y amojonamiento de términos entre el segoviano Bustarviejo y Porquerizas, actual Miraflores de la Sierra. Los beneficios de los Corrales de Comedias del Príncipe y de la Cruz y de la plaza de toros durante los siglos XVI-XVIII que se destinaban al sostenimiento de instituciones asistenciales. El pregón de 1623 que anuncia que se puede vestir con lujo durante la estancia en Madrid del Príncipe de Gales. La solicitud de 1654 para la concesión de la llamada “hidalguía de bragueta”. Las exenciones para aposentar a huéspedes de la Corte en las casas madrileñas concedidas durante los siglos XVII-XVIII. La escritura de 1482 de deslinde y amojonamiento de términos entre el segoviano Bustarviejo y Porquerizas, actual Miraflores de la Sierra. Los beneficios de los Corrales de Comedias del Príncipe y de la Cruz y de la plaza de toros durante los siglos XVI-XVIII que se destinaban al sostenimiento de instituciones asistenciales. El pregón de 1623 que anuncia que se puede vestir con lujo durante la estancia en Madrid del Príncipe de Gales.

Junto a esas tareas elementales, los documentos pueden precisar otros trabajos:

• Algunos fondos entran afectados por plagas que dañan los soportes de los documentos, por lo que deben ser fumigados para evitar posibles contagios a otros documentos.
• Debido a que no han sido tratados con las mínimas condiciones de conservación, algunos documentos llegan deteriorados al Archivo Regional, por lo que es necesario que sean restaurados para garantizar la perdurabilidad de los originales.
• En muchos casos, y cada vez en mayor medida, se lleva a cabo la microfilmación y/o digitalización de los documentos originales con el fin de garantizar su conservación, así como de facilitar su consulta y difusión.
• La finalidad de los documentos es que puedan servirse a los usuarios: ciudadanos, investigadores y Administración productora. Cuando se trata de ciudadanos o investigadores este servicio, se realiza en la sala de consulta del Archivo Regional. En el caso de la Administración productora: pueden prestarse los originales a las unidades que así lo requieran; facilitarse copias simples o autenticadas en formato analógico o digital; o servirse los documentos para su consulta directamente en sala.

¿A qué llamamos documento? 

• Es un ejemplar único,
• testimonio de actividades del hombre y de las instituciones,
• posee valor probatorio,
• puede estar contenido en cualquier tipo de soporte material,
• puede constituir fuente primaria para la Historia y considerarse Patrimonio Documental.

Ciclo vital de los documentos
Los documentos pasan por distintas fases, en cada una de las cuales reciben un tratamiento adecuado, tienen valores distintos y prestan servicios diferentes a los usuarios. Estas fases se conocen como ciclo vital de los documentos y se denominan archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico.

El Archivo Regional acoge las dos últimas fases: archivo intermedio y archivo histórico. Pero antes de llegar aquí, los documentos han recorrido un intenso camino, que se inicia en las fases de archivo de oficina y archivo central en las Consejerías y Organismos Autónomos.

Los documentos se generan en la fase de archivo de oficina y nacen en virtud de un proceso administrativo. Según su naturaleza, pueden afectar en mayor o menor medida a los ciudadanos.

Finalizado el trámite, el expediente permanecerá en la oficina (por un máximo de cinco años) hasta que pase a la fase de archivo central, (donde estará no más de diez años) que debe entenderse como una fase trasvasadora de documentos, desde las oficinas al Archivo Regional.

Es precisamente en la fase de archivo intermedio cuando los documentos están en plena disposición de ser consultados por los ciudadanos para la defensa de sus intereses, con la única excepción de que sean susceptibles de reserva por tratar de cuestiones especialmente protegidas por la legislación vigente.

Finalmente, en la fase de archivo histórico se reciben aquellos documentos de conservación permanente cuya misión primordial es servir de fuente primaria para la investigación histórica y científica.