> Marco legal

Las ayudas a entidades privadas sin ánimo de lucro de la Comunidad de Madrid en materia de archivos tienen como principal objetivo que el Patrimonio Documental y los Archivos de la Comunidad de Madrid sean conservados, tratados y difundidos adecuadamente; de ahí que, respecto a los documentos producidos por dichas entidades y, sobre todo, en relación a las medidas de fomento que se plantean con las mencionadas instituciones, se necesite implementar un marco jurídico adecuado al respecto.

Estas subvenciones vienen reguladas por la Orden 179/2024, de 30 de enero, del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte. Estas bases contemplan seis posibles líneas de actuación: adecuación del depósito de archivo; equipamiento de local de archivo; organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados; restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro; digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de Entidades privadas sin ánimo de lucro; y proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en Entidades privadas sin ánimo de lucro.

> Beneficiarios de las ayudas

Podrán ser beneficiarios de las subvenciones las entidades privadas sin ánimo de lucro que cumplan los siguientes requisitos:

1. Estar inscritos en el Registro autonómico o nacional, según la normativa legal que resulte de aplicación, correspondiente con una antigüedad mínima de cinco años con respecto a la fecha de finalización de presentación de las solicitudes. Esto se acreditará con la presentación de los Estatutos con la inscripción correspondiente.
2. Tener sede social en el ámbito territorial de la Comunidad de Madrid. Esto se acreditará con la presentación de los Estatutos y sus modificaciones, en su caso, o declaración responsable firmada por la persona titular de la Secretaría del órgano de gobierno de la Entidad privada o persona habilitada para ello.
3. No ser beneficiarios de una subvención con asignación nominativa en la Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid vigente en el año de concesión de las ayudas a Entidades privadas sin ánimo de lucro para la realización de actividades relacionadas con los archivos con cargo al mismo programa presupuestario que financie la convocatoria anual. La comprobación de este requisito se hará de oficio por el órgano instructor.
4. No tener entre sus fines fundacionales la realización de actividades de carácter empresarial de cualquier índole ni participar en el mercado de bienes y servicios como un operador privado más en un porcentaje superior al 30% de sus beneficios brutos anuales. Esto se acreditará mediante declaración responsable firmada por la persona titular de la Secretaría del órgano de gobierno de la Entidad privada o persona habilitada para ello.

> Convocatoria 2024

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> ¿Qué tipo de ayudas pueden solicitarse?

Requisitos: Las Entidades privadas deberán tener personal técnico archivero. No obstante, aquellas Entidades que no dispongan de personal técnico archivero podrán acceder a esta línea de subvención siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación. Para ello, habrán de aportar el documento de control. Las Entidades privadas tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser corroborado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. Los documentos que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13 c) de la Orden 179/2024, de 30 de enero, del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte. Objeto subvencionable: La digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de Entidades privadas sin ánimo de lucro, que tendrá en cuenta lo siguiente: Los fondos documentales tendrán, al menos, treinta años de antigüedad. Se podrán digitalizar también aquellos documentos que, aun sin tener esa antigüedad, hayan pasado por el proceso de valoración. La digitalización se realizará desde el documento original. Los trabajos de microfilmación serán optativos y sólo se realizarán a partir de la copia digital.

Requisitos: Los documentos a restaurar deberán contar con un documento de control en el que conste, como mínimo, una breve descripción de éstos y las fechas de los mismos. Las Entidades privadas tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser corroborado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. Si la Entidad privada no contara con personal técnico cualificado en materia de archivos o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito. Objeto subvencionable: La restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro. Esta línea de subvención lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados.

Requisitos: El local que se pretenda equipar deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local. El local destinado a archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos. En el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la Entidad privada deberá contar con personal técnico archivero. Objeto subvencionable: El mobiliario para el local de archivo: estantería tradicional y/o compacta (metálica homologada) y planeros. Los sistemas de seguridad, tanto del local de archivo como de la sala de consulta: alarmas, detectores y cámaras de vigilancia Los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo. Los dispositivos de reproducción de documentos: escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales. Los sistemas de protección contra incendios. El software específico de gestión de archivo. Equipamiento informático (hardware).

Requisitos: En el caso de no tener personal técnico archivero, deberá constar el órgano de la Entidad privada que asume explícitamente la gestión del servicio de archivo. El local que se pretende adecuar para depósito de archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local. El local destinado a depósito de archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos. Objeto subvencionable:  La adecuación del depósito de archivo: el objeto de la subvención es tanto la realización de las obras como la adecuación de las instalaciones que sean necesarias para que el depósito de archivo reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos.

Requisitos: Las Entidades privadas no dispondrán de personal técnico archivero. Los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la Entidad privada o de los usuarios. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. Las Entidades privadas interesadas en esta línea de actuación habrán de disponer de un espacio adecuado, bajo el criterio del personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, en el que ubicar de forma permanente los documentos, una vez hayan finalizado los trabajos de organización del fondo documental. Objeto subvencionable: La organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados.

Requisitos: La Entidad privada deberá tener personal técnico archivero. La Entidad privada tendrá que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser corroborado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. El patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión deberá estar correctamente descrito y digitalizado. La Entidad privada habrá de haber colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la publicación de la Orden de convocatoria de las subvenciones en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid.  Objeto subvencionable: Proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en Entidades privadas sin ánimo de lucro.

> ¿Qué es la Estadística de Archivos?

Es un servicio de análisis estadístico sobre archivos de la Comunidad de Madrid incluidos en el Directorio de Archivos. Se presentan series bienales y resúmenes gráficos de resultados referidos a: características generales, edificios de archivo, capacidad de almacenamiento, accesibilidad, servicios y equipamientos, informatización, sistemas de gestión de documentos, usuarios, actividades educativas y culturales, personal, presupuestos, externalización de servicios, carácter y volumen de los fondos, y restauración.

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Servicio de Estadística de Archivos e Instrumentos Registrales del Patrimonio Documental

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> Antecedentes

La Comunidad de Madrid viene recogiendo y difundiendo datos estadísticos sobre archivos de la Comunidad de Madrid desde el año 1994. Esta información se publica desde entonces en el Anuario Estadístico de la Comunidad de Madrid y en sus Bancos de Datos accesibles por internet.

La Subdirección General de Archivos y Gestión Documental puso en marcha, a partir de 2012, un nuevo proyecto de análisis estadístico (inicialmente con carácter anual y, posteriormente, con carácter bienal) sobre los archivos de la Comunidad que permitiese ampliar tanto el campo de los archivos incluidos hasta el momento en estos estudios (limitado hasta entonces a los archivos dependientes de la Subdirección General y a los archivos municipales), como también los aspectos que iban a ser sometidos a estudio.

> Marco jurídico y metodología

A partir de 2012, la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid inició, mediante la remisión de un nuevo Cuestionario de Estadística, la solicitud anual (actualmente, bienal) de los datos fundamentales de los archivos de la Región, que hasta la fecha se venían recogiendo de manera más somera. De entre los archivos integrados en el Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, han sido seleccionados un conjunto de ellos para formar parte de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid.

El artículo 85.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid define la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid como "instrumento complementario del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid que permite la obtención de información estadística territorializada sobre la realidad de los archivos y del Patrimonio Documental Madrileño en el ámbito de la Comunidad de Madrid". Asimismo, el apartado 2 del citado artículo establece que quedará integrada dentro de los Planes de Estadística de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 12/1995, de 21 de abril, de Estadística de la Comunidad de Madrid, teniendo una periodicidad sistemática y una vigencia indefinida y configurándose como una estadística de respuesta obligatoria.

La Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid se encuentra incorporada al Plan de Estadística de la Comunidad de Madrid 2024 – 2027, aprobado por el Decreto 272/2023, de 27 de diciembre, del Consejo de Gobierno, como operación 4.7–165.

Los archivos seleccionados en las Estadísticas de Archivos de 2011 a 2022 han sido aquellos que respondían a la definición que de 'centro de archivo' se daba en el artículo 2.2 de la derogada Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid: “lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos de archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior (dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las Instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura) dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención. En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de fondos de archivo, documentos, colecciones de documentos de archivo o colecciones de documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio relevante”. A partir de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2024, se utilizarán las definiciones que de 'archivo', 'archivo público' y 'archivo privado' figuran en el las letras h), i) y j) del artículo 3.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo:

- Archivo: "aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura".

- Archivo público: "archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental".

- Archivo privado: "archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias".

No obstante las definiciones antes mencionadas, entre 2011 y 2022, se acotó el campo de análisis –en cuanto a los archivos de titularidad pública– a los archivos incluidos en los Subsistemas de Archivos de la Comunidad de Madrid definidos en el artículo 11.2 de la derogada Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. A partir de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2024, quedará limitado a los archivos públicos que forman parte de los Archivos y Subsistemas de Archivos establecidos en el artículo 21.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo.

Desde el año 2011, se han incluido, además, un conjunto de archivos de titularidad privada, que custodian Patrimonio Documental Madrileño y que representan un muestreo suficientemente significativo de los archivos de la Región.

	Metodología de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2024
	Cuestionario de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2024

> Objeto y resultados

La información proporcionada por las encuestas permite, una vez tratada, realizar inferencias estadísticas sobre la situación de los archivos madrileños. Para ello, se ha puesto en marcha una base de datos que recoge todos aquellos parámetros archivísticos que se consideran necesarios tanto para la elaboración y actualización periódica del Directorio de Archivos, como para la recogida de toda aquella otra información relativa a los servicios y actividades de los distintos archivos y, a partir de éstos, extraer los resultados estadísticos de forma automatizada. El uso y aprovechamiento de todos estos datos es múltiple y variado en cuanto a sus fines. Son utilizados como instrumentos de información al ciudadano y como herramientas de difusión cultural. Además, permiten atender las demandas de información estadística a todos los niveles: internacional, estatal, autonómico y local, ayudando a la toma de decisiones, sobre todo en la valoración de las necesidades en cuanto a recursos humanos, infraestructuras y equipamientos de los archivos de la Comunidad de Madrid.

Por todo ello, la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental facilita la publicación de los resultados por diferentes canales, como este Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid, el Portal Estadístico de la Comunidad de Madrid, el Portal de Transparencia de la Comunidad de Madrid y el Portal de Datos Abiertos de la Comunidad de Madrid (solo disponible algún año).

Además, con ello se da cumplimiento a las previsiones del artículo 27 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, que establece la obligación por parte de la Administración autonómica de "hacer pública y mantener actualizada la información estadística necesaria para valorar el grado de cumplimiento y calidad de los servicios públicos que sean de su competencia, así como la información estadística de interés".

A continuación, pueden consultarse las publicaciones que recogen los resultados de las estadísticas de archivos realizadas hasta el momento. Todas ellas tienen la misma estructura reflejada en un índice que presenta 49 tablas de resultados clasificadas en 14 categorías de datos de interés archivístico: Características generales; Edificios de archivos; Capacidad de almacenamiento; Accesibilidad; Servicios y equipamientos; Informatización; Sistemas de gestión de documentos; Usuarios; Actividades educativas y culturales; Personal; Presupuestos; Externalización de servicios; Carácter y volumen de los fondos; y Restauración.

La presentación de los datos de cada año clasifica los archivos incluidos por titularidad, ofreciéndose los datos globales totales, los datos globales de archivos públicos/privados, los datos totales de las diferentes clases de archivos de cada titularidad y los datos individuales de cada archivo. La publicación se completa con gráficos ilustrativos de los resultados obtenidos.

	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2011		DATOS ABIERTOS NO DISPONIBLES
	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2012		DATOS ABIERTOS NO DISPONIBLES
	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2014		DATOS ABIERTOS NO DISPONIBLES
	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2016		DATOS ABIERTOS NO DISPONIBLES
	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2018		DATOS ABIERTOS NO DISPONIBLES
	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2020		DATOS ABIERTOS NO DISPONIBLES
	Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid 2022		Acceso a la EACM 2022 en DATOS ABIERTOS

> ¿Qué es el Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid?

Es un registro, lo más completo posible, de todos los archivos existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid que custodien o puedan custodiar documentos integrantes o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño. La Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid se encarga de mantener y actualizar de manera permanente este Directorio.

El Directorio se puede considerar el primer instrumento de control de los archivos y sus fondos, ya que proporciona la información básica para elaborar la planificación archivística y sirve para establecer las políticas de protección y uso adecuado del Patrimonio Documental a que obliga la Ley 6/2023, de 30 de marzo.

Actualmente, toda la información del Directorio se recoge en una base de datos que permite una descripción normalizada de cada archivo que se incluye en el mismo. La base ha sido diseñada siguiendo las directrices marcadas por la Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivos (ISDIAH) del Consejo Internacional de Archivos.

> Objeto

El artículo 84.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid establece el Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid como un instrumento que permita conocer los datos básicos de todos los archivos contemplados en el artículo 84.1 b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados. En definitiva, el objetivo del Directorio de Archivos es servir de instrumento:

1. De planificación y gestión de la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de documentos y Patrimonio Documental para el cumplimiento de las funciones que la Ley 6/2023, de 30 de marzo, le asigna en relación con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
2. Para la identificación de los archivos públicos y privados radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid que custodien o puedan custodiar documentos integrantes o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño, así como de sus fondos documentales

> Definiciones

Para determinar qué archivos deben ser seleccionados para formar parte del Directorio se siguen las definiciones que de 'archivo', 'archivo público' y 'archivo privado' figuran en el las letras h), i) y j) del artículo 3.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo.

• Archivo: “conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”.
• Archivo público: "archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental".
• Archivo privado: "archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias".

> Catálogo de archivos y fondos documentales custodiados

Del total de archivos registrados en el Directorio se ha seleccionado un conjunto de archivos públicos y privados radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid que custodien o puedan custodiar documentos integrantes o susceptibles de formar parte del Patrimonio Documental Madrileño, así como de sus fondos documentales, para su publicación en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Los archivos públicos custodian la documentación que es prueba de los derechos y obligaciones de la administración y los ciudadanos, y están por tanto obligados a la prestación de un servicio público. Se incluyen, por ello, en este catálogo del Directorio aquellas instituciones archivísticas o centros de archivo que prestan un servicio público, administrativo o informativo a las administraciones y a los ciudadanos. Para ello, estarán dotados de unas infraestructuras y unos recursos materiales y humanos que permitan que los documentos que custodian sirvan a los fines para los que son conservados.

> Clasificación de los archivos

Para facilitar su localización, los archivos de este catálogo publicados en el Portal de Archivos se clasifican según las siguientes categorías:

- Según la titularidad de sus fondos:

* Archivo público.

* Archivo privado.

- Según el ciclo vital:

* Archivo de gestión.

* Archivo central.

* Archivo intermedio.

* Archivo histórico.

- Según la tipología de sus productores:

* Archivo nacional o general:

* Archivo general o central de ministerio.

* Archivo histórico general de titularidad estatal.

* Archivo de Patrimonio Nacional.

* Archivo histórico militar.

* Archivo regional o central de Comunidad Autónoma.

* Archivo militar (no histórico).

* Archivo parlamentario.

* Archivo judicial.

* Archivo de órgano de control externo.

* Archivo de protocolos.

* Archivo municipal.

* Archivo universitario.

* Archivo de otro organismo o ente público.

* Archivo de institución científica, cultural y de investigación.

* Archivo de la Iglesia Católica u otra confesión.

* Archivo de organización sindical o partido político.

* Archivo empresarial.

* Archivo personal o familiar.

La información sobre cada archivo del Directorio publicada en este catálogo se estructura siguiendo las áreas marcadas por la Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian fondos de Archivo (ISDIAH) del Consejo Internacional de Archivos, en su primera edición, publicada en 2008. Esta estructura en áreas permite al usuario del Directorio tanto localizar los datos esenciales prácticos de cada archivo (Áreas de Identificación, de Contacto y de Acceso), como profundizar en otros aspectos (Áreas de Descripción y de Servicios).

Consulta del catálogo del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid

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> ¿Qué es el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño? 

Es un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de los bienes integrantes del Patrimonio Documental Madrileño (artículo 81.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid).

Forman parte de este Inventario los bienes documentales, a los que, en virtud de resolución de la Dirección General a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, se les reconozca como integrantes del Patrimonio Documental Madrileño conforme al procedimiento que se determine reglamentariamente.

La organización y el funcionamiento del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, así como el desarrollo del procedimiento para la inclusión de los bienes documentales en dicho instrumento, se establecerán en el futuro Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

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