Sistemas de la Información y Gestión de pacientes

Admisión

• Gestión de Camas
• Lista de Espera Quirúrgica
• U.A.T. (Unidad de Atención Telefónica)
• U.T.I. (Unidad de Tramitación Interna)
• Canalizaciones
• Citación de Consultas Externas
•  Admisión de Urgencias

  Archivos y Documentación Clínica

• Archivo Central Historias Clínicas
  • Activo
  • Pasivo
  • Archivo Exitus
  • Histórico
• Unidad de Codificación
  • Hospitalización
  • Asistencia Ambulatoria
• Derivación de Documentación
  • De Archivos a otros Centros Sanitarios
  • Peticiones Atención al Paciente
  • Solicitudes a otros Centros
  • Solicitudes UTJ
•  Unidad Digitalización

Gestión de Camas:

• Solicitud y programación de ingresos
• Gestión de camas estableciendo el binomio unidad de enfermería, cama, su actualización y el conocimiento del alta
• Registro del episodio de hospitalización
• Proporciona la referencia a los pacientes y familiares de cualquier aspecto administrativo relacionado con su proceso asistencial

Lista de Espera Quirúrgica: 

•  Incluye a los pacientes en lista de espera quirúrgica 
•  Preparación para cirugía de los pacientes en lista de espera, gestionando sus preoperatorios
•  Gestión y registro de la actividad quirúrgica 
•  Informa a los pacientes con carácter administrativo su situación en lista de espera

U.A.T. (Unidad de Atención Telefónica): 

• Proporciona al paciente, mayor calidad, cercanía y comodidad en sus relaciones con el Hospital
• Aglutina información útil alrededor de las demoras en primera visita y pruebas especiales no urgentes vigilando por el cumplimiento de las normativas actuales
• Gestiona de forma centralizada las labores administrativas dentro del propio servicio de Admisión

U.T.I. (Unidad de Tramitación Interna): 

• Simplificar y facilitar las relaciones del servicio de Admisión
• Estandarización y homogeneización de los procedimientos administrativos internos
• Identificación y eliminación de trámites innecesarios, duplicados u obsoletos
• Reducción del tiempo de tramitación

Canalizaciones: 

• Gestiona, y registra las solicitudes de asistencia dirigidas al propio centro o desde este a otros centros. 
• Establece los cauces de comunicación y coordinación con otros centros para la gestión de aquellos casos que precisen una asistencia urgente en otro centro o una continuidad en su atención. 
• Actualiza cada expediente, registrando las incidencias que se produzcan. 

Citación de Consultas Externas: 

• Programa y gestiona las agendas 
• Gestión operativa de la solicitud de cita, indicando la prestación solicitada, hora y lugar al paciente
• Difusión y registro de la actividad programada, proporcionando la programación, la demora, etc. 
• Sirve de referencia al paciente para cualquier aspecto administrativo relacionado con la atención ambulatoria.

Admisión de Urgencias: 

• Registra el episodio de urgencias
• Elabora la documentación administrativa para el ingreso del paciente
• Clasifica al episodio asistencial según su financiación
• Es el punto de referencia del paciente y sus familiares para los aspectos administrativos del suceso asistencial en Urgencias

Archivo Central Historias Clínicas:

• Gestiona la historia clínica y todos los aspectos relacionados
• Diseña y mantiene actualizado el formato de la historia clínica: normalización
• Clasificar, integrar y coordinar toda la información clínico-asistencial generada independientemente de su  soporte físico (impresos, Rx)
• Controlar la calidad de la historia clínica: evaluación sistemática de la calidad formal y de contenido de los documentos empleados en la asistencia
• Garantizar la accesibilidad de la historia, elaborando la normativa acerca de la localización, el préstamo y la devolución de las historias clínicas.        
• Identifica la documentación clínica de menor probabilidad de uso asistencial para su tratamiento como pasivo

Unidad de Codificación:

• Define las fuentes de datos del sistema de información clínico
• Tratar la información clínica extraída de las historias clínicas, identificando diagnósticos y procedimientos a través del sistema de clasificación vigente actualmente (CIE.9.MC)
• Elabora la información recogida en el episodio asistencial para configurar el Conjunto Mínimo Básico de Datos
• Realización de búsquedas o informes “ad hoc” para satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos autorizados
• Controlar la calidad del sistema de información clínico, circuitos de información establecidos, y mecanismos de retroalimentación continua

Derivación de Documentación:

• Supervisa y ejecuta las normas del centro que regulan el acceso y disponibilidad
• Preparación y préstamo según el tipo de documentación solicitada y solicitante
• Registra la documentación prestada y recibida, llevando un seguimiento de la misma.
• Reclama la documentación no devuelta en los plazos establecidos
• Gestiona las solicitudes desde y hacia otros Centros, las peticiones de Atención al paciente y de Unidad Técnico Jurídica.

Unidad Digitalización:

• Expurgo y clasificación de documentos de forma manual, respetando la normativa Hospitalaria referente a cada tipo de documentos
• Captura de documentos obteniendo estructura de directorios y ficheros imagen
• Envío de los documentos electrónicos obtenidos para la carga a la base de datos y la posterior visualización  en medios Informáticos
• Organización del almacenamiento de los documentos en papel hasta el tiempo de destrucción

• Genera la información que constituye una referencia oficial y válida para el hospital, tanto en lo que respecta a su utilización interna como a su difusión hacia el exterior
• Crear informes de gestión y Cuadros de Mando de emisión periódica, con el fin de analizar las desviaciones oportunas para una mejora en la gestión
• Coordinación de la Memoria anual del hospital
• Generar los elementos necesarios para ejercer las funciones directivas, tanto en la vertiente económico-administrativa como en la asistencial 
• Induce las remodelaciones y mejoras en la organización para lograr los objetivos planificados.
• Coordina los distintos servicios y/o unidades del hospital en la recogida de datos necesarios para una  mejor planificación del centro.

Unidad de Información: Unidad creada en junio de 2005, para mejorar la Información en los accesos y otras zonas del Centro. Sus funciones concretas incluyen información básica no clínica, asesoramiento, acompañamiento y ayuda a personas con dificultades, así como aquellas otras tareas relacionadas

Área Atención al Paciente: Desarrolla la función de atención al público directa en todas aquellas cuestiones que los ciudadanos puedan plantear, como son las funciones de mediación entre los pacientes y familiares y el Centro; la orientación e información sobre recursos y sobre derechos de los pacientes;  y la atención a sugerencias, quejas y reclamaciones.

• Las Reclamaciones se registran en el programa I-TRack de la
• Consejería de Sanidad.
• Las quejas verbales se incluyen en un módulo específico del HP-HIS. También se encarga de la recepción y tramitación de solicitudes de documentación clínica con registro en el módulo específico del HP-HIS.

Biblioteca Pacientes: Realiza préstamos a todos los pacientes que lo requieran con un fondo bibliográfico de 8.500 títulos.

Unidad de Trabajo Social: Formada por un equipo de trabajadores sociales cuya función es la información, orientación,  asesoramiento y gestión de asuntos sociales relacionados con los pacientes del Centro. A través de esta Unidad se pone en contacto al ciudadano con los recursos y servicios sociales de la Comunidad de Madrid y Ayuntamiento. Desarrolla los programas de atención a los pacientes con riesgo social al ingreso; programa del Anciano Frágil; violencia doméstica en coordinación con la Comisión de Violencia y el desarrollo del Convenio Virginia para pacientes crónicos de baja complejidad.

Programa de Estudios de Satisfacción: Realiza la encuesta de opinión que detecta el grado de satisfacción de los pacientes hospitalizados. Se realiza mediante dos cuestionarios, médico y quirúrgico

Programa Marco de Voluntariado: Comparte de forma voluntaria una colaboración social de aquellos ciudadanos que generosamente ceden parte de su tiempo al Centro. Desarrolla actividades como: El programa especifico de animación en Psiquiatría planta 8ª el taller de Arteterapia en Psiquiatría; acompañamiento y visita a pacientes; charlas sobre la muerte de un ser querido y apoyo en el duelo; visita de Doctores Payasos por unidades de Pediatría y animación lúdica; información sobre recursos y ayudas sociales; acompañamiento y orientación a pacientes

Programa de Formación en Comunicación: Es una línea de formación permanente y continuada hacia el interior, de forma que todos los meses se imparta como mínimo una acción formativa, orientada hacia la mejora de las habilidades, técnicas y actitudes de todos los profesionales en temas relacionados con la comunicación

Programa de Atención Religiosa: Ofrece los servicios del Grupo de Capellanes Católicos tanto como de la Coordinación con otras confesiones

Admisión

• Gestión de Camas: Planta – 1 C
• Lista de Espera Quirúrgica: Planta – 1 C
• U.A.T. (Unidad de Atención Telefónica): Planta – 1 C
• U.T.I. (Unidad de Tramitación Interna): Planta – 1 C
• Canalizaciones Planta – 1 C
• Citación de Consultas Externas: Planta – 2 C, C.E.P. de San Blas y Emigrantes
• Admisión de Urgencias: Planta – 3 C

Archivos y Documentación Clínica

• Archivo Central Historias Clínicas 
  • Activo: Planta – 3 I
  • Pasivo: Planta – 5 D/C
  • Archivo Exitus: Planta – 5 I
  • Histórico: Planta – 5
• Unidad de Codificación: Planta – 3 I
• Derivación de Documentación: Planta – 3 I
• Unidad Digitalización: Planta – 3 I

Sistemas de Información: Planta – 1 C

Servicio de Información, Trabajo Social y Atención al Paciente

• Unidad de Información
  • Información vestíbulo: Planta – 0 C
  • Información Urgencias: Planta – 3 C
  • Información Consultas Externas : Planta – 2 C, -1 I / D y -2 D (Oncologia)
• Área Atención al Paciente
  • Atención al Paciente Hospital: Planta – 0 D
  • Equipo Administrativo: Planta – 0 D
  • Atención al Paciente C.E:P. San Blas
  • Atención al Paciente C.E:P. Emigrantes
  • Biblioteca Pacientes Planta – 0 C
• Unidad de Trabajo Social: Planta – 0 C
• Programa de Estudios de Satisfacción: Planta – 0 D
• Programa Marco de Voluntariado: Planta – 0 D
• Programa de Formación en Comunicación: Planta – 0 D
• Programa de Atención Religiosa 
  • Grupo de Capellanes Católicos: Planta – 0 C
  • Coordinación con otras confesiones: Planta – 0 D