Archivos centrales

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> ¿Qué hacen los archivos centrales?

El objetivo fundamental de estos centros, de conformidad con lo establecido en el artículo 10.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, es propiciar el flujo constante y periódico de los documentos entre las distintas fases de archivo. Los archivos centrales también se encargan de procurar que aquéllos documentos que son esenciales para el funcionamiento de la Administración autonómica, y testimonio de su actividad, se conserven de forma adecuada y sean ingresados correctamente en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, una vez hayan cumplido la edad necesaria (al menos con once años de antigüedad). Por último, se encargan de que todos aquellos documentos cuyos valores administrativos legales y fiscales hayan prescrito, y no vayan a tener valor histórico, sean eliminados de acuerdo con el procedimiento legal que prevé la normativa de archivos. Su naturaleza, creación y organización vienen definidas en el artículo 59 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 48/2026, de 13 de mayo, del Consejo de Gobierno.

Dos modelos de funcionamiento

Actualmente, y con las mismas funciones, en el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid conviven dos modelos de funcionamiento de archivos centrales. Por un lado, los que dependen jerárquica y orgánicamente de las Secretarías Generales Técnicas de las Consejerías o unidades o centros directivos equivalentes en el Sector Público Institucional de la Comunidad de Madrid y, por otro, los Servicios Delegados de Archivos, dependientes de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid e implantados desde esta.

Los Servicios Delegados de Archivo de la Comunidad de Madrid se constituyen, de hecho, en marzo de 2012 y, de derecho, el 1 de febrero de 2019, mediante la publicación de la Orden 21/2019, de 22 de enero, del Consejero de Cultura, Turismo y Deportes, por la que se ponen a disposición de la Administración de la Comunidad de Madrid Servicios Delegados de Archivo. Su funcionamiento es equiparable al de los letrados o los interventores de la Comunidad de Madrid y han sido consensuados con las Secretarías Generales Técnicas de cada Consejería, de manera que su establecimiento y funcionamiento tengan un carácter horizontal dentro de cada una de ellas. De este modo, la dependencia jerárquica y funcional permanece en la Unidad Técnica de Inspección de Archivos y Gestión Documental de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, pero los archiveros realizan su trabajo de forma permanente en las dependencias de las Consejerías con el fin de desempeñar desde allí, y en el ámbito de las correspondientes Secretarías Generales Técnicas, las labores propias de un archivo central.

Los Servicios Delegados de Archivos se configuran, actualmente, de acuerdo a lo establecido en la Sección 4ª del Capítulo I del Título II del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, mientras que su estructura (pendiente de adaptación y modificación conforme al Reglamento del Sistema de Archivos) se encuentra establecida en la Orden 1270/2021, de 2 de noviembre, de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, por la que se establecen las normas básicas de funcionamiento y se pone a disposición de la Administración de la Comunidad de Madrid la estructura inicial de los Servicios Delegados de Archivo (modificada parcialmente por la Resolución de 31 de agosto de 2022, de la Directora General de Patrimonio Cultural) para aquellas las Consejerías y resto de entidades señaladas en el artículo 30.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, en tanto en tanto no procedan a la creación y dotación de, al menos, un servicio de archivo central dentro de su estructura orgánica conforme a las previsiones del artículo 59.3 a) del citado Reglamento del Sistema de Archivos. La creación, supresión o la modificación de estos Servicios Delegados de Archivo se realizará por parte de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, a través de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Oficina del Español y en función de sus disponibilidades presupuestarias, mediante Orden de su persona titular y previo informe de la Consejería de Economía, Hacienda y Empleo.

Funciones

El artículo 60 del del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid establece las funciones de los archivos centrales del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid:

- Deberán analizar las necesidades de organización y de gestión de los documentos de cada Consejería o entidad de las señaladas en el artículo 30.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, y deberán elaborar, aplicar y mantener actualizados los diferentes elementos del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid que estén dentro de su ámbito de actuación, de acuerdo con la normativa técnica establecida por la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental y las instrucciones que, a tal efecto, se dicten por parte de cada Secretaría General Técnica o unidades directivas equivalentes en el resto de entidades relacionadas en el artículo 30.1 de Ley 6/2023, de 30 de marzo.

- Coordinarán la organización y el funcionamiento de los archivos de gestión y asesorarán al personal responsable de estos.

- Mantendrán organizados los documentos y aplicarán las técnicas archivísticas necesarias hasta su transferencia al archivo intermedio correspondiente.

- Implantarán el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid previsto en el artículo 48 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, en la Consejería o entidad correspondiente, con la colaboración de la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

- Apoyarán a la Secretaría General Técnica de la Consejería o unidad equivalente del resto de entidades señaladas en el artículo 30.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, en la coordinación e impulso de las competencias atribuidas a la Consejería o entidad correspondiente en materia de implementación de la Administración Digital y, en particular, de la política de gestión de documentos electrónicos de todos sus centros directivos. Todo ello, sin perjuicio de las atribuciones que sobre este particular tienen la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, y la Consejería competente en materia de Administración Digital.

- Colaborarán en la implementación del Repositorio de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Comunidad de Madrid en todo aquello que corresponda al ámbito competencial de cada Consejería o entidad de las señaladas en el artículo 30.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, sin perjuicio de las atribuciones que sobre este particular tiene la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, como órgano de dirección y coordinación del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.

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- Colaborarán en la definición y actualización permanente de los trámites administrativos de su ámbito organizativo con la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, quien dará traslado a la Subdirección General competente en materia de Administración Digital, responsable del Inventario de Procedimientos Administrativos de la Comunidad de Madrid, con la descripción del trámite, la definición de procedimiento administrativo y los datos necesarios para su publicación en la sede electrónica de la Comunidad de Madrid.

- Elaborarán y mantendrán actualizado el cuadro de clasificación de los documentos específicos de la Consejería o entidad correspondiente, que estará alineado siempre con el cuadro de clasificación del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.

- Participarán, aplicarán y propondrán la actualización del cuadro de clasificación establecido por la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

- Elaborarán los instrumentos de información y descripción de los documentos custodiados, que permitan su control e identificación mediante el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.

- Supervisarán las condiciones de conservación de los documentos depositados en el archivo central y en los archivos de gestión de la Consejería o entidad correspondiente.

- Gestionarán la consulta y el préstamo de los documentos depositados en el archivo central.

- Facilitarán a las unidades productoras, a los interesados en los respectivos procedimientos administrativos y a la ciudadanía el acceso a los documentos de acuerdo con lo establecido en el Título III de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, y la normativa aplicable en cada caso. Asimismo, atenderán las peticiones formuladas por los juzgados y tribunales.

- Seguirán las pautas de conservación de los documentos que se establezcan por parte de la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

- Coordinarán las transferencias documentales que reciban de los archivos de gestión de la Consejería o entidad correspondiente, reuniendo los documentos transferidos por dichos archivos de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo.

- Custodiarán y tratarán aquellos otros documentos que puedan ingresar, de forma excepcional, fuera del procedimiento ordinario de las transferencias establecido en los artículos 132 y 133 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

- Establecerán las instrucciones técnicas a seguir por los archivos de gestión de la Consejería o entidad correspondiente y coordinarán y supervisarán sus actuaciones.

- Informarán y asesorarán al personal de la Consejería o entidad correspondiente y a las personas responsables de los archivos de gestión sobre gestión documental y el uso del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.

- Transferirán los documentos al archivo intermedio correspondiente, en la forma y tiempo establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, en el plazo establecido en el artículo 51.2 b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, una vez agotado su plazo de permanencia en el archivo central.
Si los documentos procedentes de los archivos de gestión fuesen documentos electrónicos, deberán transferirse de tal manera que se permita el acceso y se garantice la autenticidad, fiabilidad e integridad de los propios documentos y de los datos y metadatos contenidos en ellos, en los términos que se establezcan en la correspondiente Tabla de Valoración, cuando esta exista.

- Coordinarán con el archivo intermedio correspondiente la consulta y el préstamo de aquellos documentos transferidos a este archivo y solicitados por las unidades gestoras productoras de estos.

- Identificarán y valorarán las series documentales en aquellos casos en que la identificación no se haya realizado previamente o la valoración no venga predefinida de origen desde el diseño del procedimiento o por una Tabla de Valoración. Para ello, en su caso, elaborarán las propuestas de Estudios de Identificación y Valoración para su posterior presentación a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, y aplicarán las Tablas de Valoración aprobadas por dicho órgano colegiado.

- Eliminarán los documentos originales que la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid haya dictaminado que no son de conservación permanente, de conformidad con lo establecido en la correspondiente Tabla de Valoración, previa presentación de una propuesta de eliminación. Para ello, aplicarán las resoluciones relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, de acuerdo con lo que se determine en la correspondiente Tabla de Valoración por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid y con carácter previo a su transferencia al archivo intermedio correspondiente.

- Elaborarán memorias anuales sobre la gestión del servicio y las instalaciones de archivo y remitirán toda la información estadística solicitada por la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

- Colaborarán con el órgano de dirección del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid en el desarrollo y aplicación de los recursos de gestión documental informatizados del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.

- En lo referente al tratamiento y la gestión de los documentos electrónicos, se aplicará lo establecido en la normativa básica estatal y en el Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

Archivos de los centros sanitarios y de los centros docentes no universitarios de titularidad de la Comunidad de Madrid

Los centros sanitarios y los centros docentes no universitarios de titularidad de la Comunidad de Madrid conforman sus propios archivos donde se depositan y conservan los documentos que producen y reciben, que tienen la consideración de archivos centrales. Están subordinados funcional y técnicamente al Archivo Central del Servicio Madrileño de Salud y al Archivo Central de la Consejería de Educación, Ciencia y Universidades, respectivamente, bajo la dependencia de las personas responsables de dichos archivos centrales.

En cuanto a sus funciones, realizan, en su respectivo ámbito, las mismas que están previstas para los archivos de gestión y para los archivos centrales en los artículos 58 y 60 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. No obstante lo anterior, tienen como funciones propias y específicas las siguientes:

- Coordinarán y aplicarán las normas técnicas emanadas desde la Secretaría General del Servicio Madrileño de Salud y desde la Secretaría General Técnica de la Consejería competente en materia de Educación, según corresponda.

- Realizarán la clasificación, ordenación y descripción de los documentos producto del trabajo de sus unidades de gestión mediante el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid, bajo la supervisión del personal técnico responsable del archivo central del Servicio Madrileño de Salud y de la Consejería competente en materia de Educación, según corresponda.

- Participarán, aplicarán y propondrán la actualización de su cuadro de clasificación, bajo la supervisión técnica del archivo central del Servicio Madrileño de Salud y de la Consejería competente en materia de Educación, según corresponda.

- Controlarán la instalación, consulta y localización de los documentos.

- Asegurarán las condiciones de conservación de los documentos depositados en el archivo de su centro.

- Realizarán las transferencias de documentos.

- Propondrán la valoración de las series documentales que producen a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.

- Elaborarán memorias anuales sobre la gestión de su archivo y las instalaciones de este y remitirán toda la información estadística solicitada por la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

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