CON LAS INTERVENCIONES ‘LA GESTIÓN DE EMERGENCIAS EN EL ARCHIVO REGIONAL’ Y ‘EL ACCESO A LOS ARCHIVOS COMO ANTÍDOTO A LOS ABUSOS EMPRESARIALES’.
Los Archivos de la Comunidad de Madrid han participado, un año más, en el Congreso que el Consejo Internacional de Archivos (ICA) organiza cada cuatro años. En esta ocasión, la ciudad elegida para su celebración, que tuvo lugar entre los días 27 y 30 de octubre, fue Barcelona y hasta allí acudió el Subdirector General de Archivos y Gestión Documental, Javier Díez Llamazares, acompañado de Marta Monterroso López y de Blanca Bazaco Palacios, archiveras del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, que intervinieron con sus comunicacxiones 'La Gestión de emergencias en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid' y 'El acceso a los archivos como antídoto a los abusos empresariales', respectivamente.
12 noviembre 2025
Marta Monterroso López, Jefa de Servicio de Conservación, participó con su comunicación 'La gestión de emergencias en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid', en la que expuso la experiencia y el trabajo que lleva realizándose, desde hace años, para que el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid esté preparado y pueda gestionar adecuadamente un desastre y una situación de emergencia, hecho, que según explicó, ha supuesto a la vez un reto y una oportunidad para sus profesionales.
Marta Monterroso López, Jefa de Servicio de Conservación, en diferentes momentos de su intervención.
Prevención y respuesta
Desde hace tiempo el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid está trabajando en la planificación para la prevención y gestión de emergencias con el doble objetivo de intentar que estos sucesos no se produzcan y, si se producen, poder responder de forma eficaz y rápida para minimizar los daños a las personas, bienes y documentos.
Este tema es relativamente nuevo y se ha convertido en un asunto fundamental para cualquier institución, más para un archivo, cuya labor indispensable es la protección y conservación del patrimonio documental que custodia en cualquier situación. Por ello, la preparación ante desastres y la gestión de emergencias forma parte del programa de preservación y conservación como un elemento más de la gestión documental del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, que implica e involucra a todo el personal, en distintas formas y niveles, de todos los servicios y unidades del centro.
A pesar de ser un asunto totalmente relacionado con las necesidades y objetivos del archivo, supera la formación y experiencia de sus profesionales, planteando problemas técnicos complejos que requieren un alto grado de conocimiento y especialización en distintas áreas. Planificar la preparación y respuesta para emergencias del Archivo Regional ha requerido la participación de un equipo de trabajo interdisciplinar y colaborativo, con especialistas de distintos ámbitos (públicos y privados) con conocimientos y habilidades de campos profesionales distintos a los archivísticos, como son mantenimiento y seguridad de edificios, instalaciones, sistemas y equipos, así como seguridad informática, gestión económica, etc.
Vista de una salida de emergencia en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid situada entre el edificio de trabajos archivísticos y atención a usuarios (izquierda) y el edificio de depósitos (derecha).
La planificación de la respuesta del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid ante emergencias se está elaborando a medida del centro, de acuerdo con su situación, a los documentos que custodia, a sus instalaciones, recursos, etc., y cuenta con dos planes intrínsecamente relacionados. El primero, el Plan de Autoprotección, actualizado en 2023, cuyo objeto es proteger fundamentalmente a las personas, pero también a los bienes, se integra en el Plan de Emergencia Municipal del Ayuntamiento de Madrid (PEMAM) y este se incluye en el Plan Territorial de Protección Civil de la Comunidad de Madrid (PLATECAM).
El segundo plan en el que se centra esta comunicación, pues se trata de un tema directamente relacionado con las funciones archivísticas, es el Plan de Documentos Esenciales y de Actuación ante Emergencias y Salvaguarda del Patrimonio Documental, que establece medidas preventivas y protocolos de actuación, siempre que la seguridad de las personas esté garantizada.
Su desarrollo ha supuesto un reto y una oportunidad para los profesionales del archivo. Un reto por el esfuerzo y el trabajo dedicado a un tema complejo y ajeno a la formación como archiveros, y una oportunidad que permite a los archiveros conectarse y compartir e intercambiar conocimientos con otros profesionales, además de contribuir a conocer, analizar y, en su caso, mejorar, los edificios, instalaciones y sistemas, y con ello reducir el riesgo de desastres del Archivo Regional.
Antídoto a los abusos empresariales
Blanca Bazaco Palacios, Jefa de Servicio de Referencias y Atención al Usuario del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, intervino con su comunicación 'El acceso a los archivos como antídoto a los abusos empresariales' como miembro de la Sección de Archivos y Derechos Humanos del Consejo Internacional de Archivos (ICA – SAHR).
Blanca Bazaco Palacios, Jefa de Servicio de Referencia y Atención al Usuario, durante su intervención.
En su intervención explicó que, desde la última década del siglo XX hasta la actualidad, informes de relatores de las Naciones Unidas como Joinet, Orentlicher o Pablo de Greiff han tomado conciencia del papel de los archivos en el esclarecimiento de la verdad, la impartición de la justicia, la reparación a las víctimas y las garantías de no repetición en el caso de las violaciones de derechos humanos, asentando una nueva generación de derechos, como son el derecho a saber y el derecho a la verdad.
Sin embargo, los derechos humanos no solo se violan en guerras y regímenes dictatoriales. Las empresas, especialmente las transnacionales, son cada vez más las protagonistas de casos flagrantes de violaciones de derechos humanos que, amparándose en el derecho a la propiedad privada y empresarial, y con la dificultad que supone su actuación en puntos de todo el planeta, se cometen con total impunidad. Las Naciones Unidas, conscientes de ello, emitieron los Principios Rectores sobre las Empresas y los Derechos Humanos, conocidos como 'Principios Ruggie', y está trabajando en la actualidad en un Tratado Vinculante que sirva para aplicar estos principios de manera realista. Si bien es cierto que los Principios Rectores no contemplaban el valor que el acceso a los archivos puede aportar en su aplicación, el proyecto del Tratado Vinculante está en parte subsanando dicho déficit, lo cual, a juicio de la Blanca Bazaco, supone conjurar el riesgo de quedarse en una simple declaración de intenciones.
Las empresas, especialmente las transnacionales, son cada vez más las protagonistas de casos flagrantes de violaciones de derechos humanos.
Aplicando el esquema establecido por los 'Principios Ruggie', los actores responsables en la defensa de derechos humanos a través de los documentos y los archivos son: los Estados, las empresas e incluso los posibles afectados. Llevándolo a nuestro campo de acción, los Estados deben garantizar que los documentos que produzcan en su labor de vigilancia se integren en el sistema de archivos públicos. Las empresas, por su parte, deben asegurarse de que sus documentos reciban un tratamiento adecuado, garantizando su conservación y haciendo posible su disposición y comunicación como vías de garantía de transparencia en sus actuaciones. También, las ONG y sindicatos deben construir sus sistemas archivísticos con el fin de canalizar las denuncias de violaciones de derechos humanos por parte de las empresas.
Blanca Bazaco hizo hincapié en que el tejido empresarial debe tomar conciencia de que es absolutamente preciso preservar el testimonio de la actividad empresarial, y de que sean las propias empresas quienes lleven a cabo esta labor por medio de su propia organización corporativa. La utilización de las nuevas tecnologías aplicadas tanto a la gestión como a la consulta de los documentos podría contribuir a facilitar la labor de acceso.
A través de esta presentación, la Jefa de Servicio de Referencias y Atención al Usuario del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid analizó por qué el acceso a los documentos de archivos empresariales es esencial para llevar a cabo una verdadera política que sirva para proteger, respetar y reparar a las víctimas de estos abusos.
Un foro de intercambio con más de 1.000 profesionales
Cada cuatro años se organiza el Congreso del Consejo Internacional de Archivos (ICA) en colaboración con las instituciones locales de la candidatura ganadora. Los congresos son los eventos más importantes para el ICA en los que, durante los primeros días, se llevan a cabo una serie de reuniones ejecutivas y durante los días posteriores se organizan conferencias, sesiones, talleres y reuniones dentro de un programa profesional único desarrollado por el Comité del Programa Profesional del Congreso.
Los Congresos suelen atraer a más de 1.000 profesionales de archivos y gestión documental aunque, en esta ocasión, ICA Barcelona ha logrado doblar la participación superando los 2.000 participantes, lo que supone un gran éxito, pues la última vez que este evento tuvo lugar en nuestro país fue en Sevilla, hace veinticinco años. No cabe duda, que este tipo de actividades son una oportunidad para que los miembros de esta comunidad profesional se conozcan y conecten con académicos y profesionales para promover el debate y el fortalecimiento de lazos internacionales. Además, son una ocasión única para vincular directamente a los profesionales de archivos y gestión documental con el sector privado de las distintas áreas relacionadas: aplicación de IA, gestión de datos, digitalización, preservación digital, archivo electrónico y repositorios digitales, la gestión y tratamiento de documentos, entre otros.
La próxima gran cita de los archivos será la Conferencia del ICA que tendrá lugar en 2027 en Malasia.
