SE DUPLICAN LAS LÍNEAS DE ACTUACIÓN

La Comunidad de Madrid ha aprobado nuevas bases reguladoras de las ayudas destinadas a mejorar los archivos de las entidades privadas sin ánimo de lucro de la región. Si hasta ahora existían tres líneas de actuación, ahora pasan a ser seis y se modifican algunos aspectos de las ya existentes. Las subvenciones, a partir de la entrada en vigor de las estas bases reguladoras, podrán estar destinadas a: adecuación de depósito de archivo; equipamiento de local de archivo; organización y tratamiento archivístico integral; restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro; digitalización y/o microfilmación de fondos documentales históricos; y realización de proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental.

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19 febrero 2024

Para poder ser beneficiarias de estas ayudas, las entidades privadas sin ánimo de lucro deberán estar inscritas en el Registro autonómico o nacional, según la normativa legal que resulte de aplicación, correspondiente con una antigüedad mínima de cinco años con respecto a la fecha de finalización de presentación de las solicitudes. Esto se acreditará con la presentación de los Estatutos con la inscripción correspondiente. Las entidades también deberán tener sede social en el ámbito territorial de la Comunidad de Madrid. Esto se acreditará con la presentación de los Estatutos y sus modificaciones, en su caso, o declaración responsable firmada por la persona titular de la Secretaría del órgano de gobierno de la Entidad privada o persona habilitada para ello.

Otra de las condiciones para percibir estas ayudas es que las entidades no sean beneficiarias de una subvención con asignación nominativa en la Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid vigente en el año de concesión de las ayudas a Entidades privadas sin ánimo de lucro para la realización de actividades relacionadas con los archivos con cargo al mismo programa presupuestario que financie la convocatoria anual. La comprobación de este requisito se hará de oficio por el órgano instructor.

Finalmente, la entidad privada sin ánimo de lucro no podrá tener entre sus fines fundacionales la realización de actividades de carácter empresarial de cualquier índole ni participar en el mercado de bienes y servicios como un operador privado más en un porcentaje superior al 30% de sus beneficios brutos anuales. Esto se acreditará mediante declaración responsable firmada por la persona titular de la Secretaría del órgano de gobierno de la Entidad privada o persona habilitada para ello.

ADECUACIÓN DE DEPÓSITO Y EQUIPAMIENTO DE LOCAL DE ARCHIVO

La línea de adecuación de depósito de archivo tiene como objeto tanto la realización de las obras como la adecuación de las instalaciones que sean necesarias para que el depósito de archivo reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos.

En el caso de que no exista personal técnico archivero, deberá constar el órgano de la entidad privada que asume explícitamente la gestión del servicio de archivo. Además, el local que se pretenda adecuar para depósito de archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local. El local destinado a depósito de archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos.

Por su parte, la línea de equipamiento de local de archivo comprende la subvención del mobiliario para el local de archivo (estantería tradicional y/o compacta y planeros); los sistemas de seguridad tanto del local de archivo como de la sala de consulta (alarmas, detectores y cámaras de vigilancia); los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo; los dispositivos de reproducción de documentos (escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales); los sistemas de protección contra incendios; el software específico de gestión de archivo, y el equipamiento informático (hardware).

Los requisitos para acceder a esta línea exigen que el local que se pretende equipar sea considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental y, en el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la entidad deberá contar con personal técnico archivero.

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La línea de organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados exige que las entidades privadas sin ánimo de lucro cuenten con un local adecuado en el que ubicar de forma permanente los documentos.

ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL Y RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS EN MAL ESTADO DE CONSERVACIÓN

La línea de organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados está dirigida a entidades que no tengan personal técnico archivero y los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la entidad o sus usuarios. Para acceder a esta línea de actuación será necesario que dispongan de un local adecuado en el que ubicar de forma permanente los documentos, una vez hayan finalizado los trabajos de organización del fondo documental.

Por su parte, la línea de restauración va dirigida a documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro y lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados. Para solicitar esta ayuda, los documentos a restaurar deberán contar con un documento de control en el que conste, como mínimo, una breve descripción de éstos y las fechas de los mismos. Además, las entidades tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. Si no contaran con personal técnico archivero o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito.

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Las ayudas para solicitar la digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos exige que las entidades privadas sin ánimo de lucro cuenten con personal técnico archivero.

DIGITALIZACIÓN, MICROFILMACIÓN Y PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE DIFUSIÓN

Para la digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de entidades privadas se deberá tener en cuenta que los fondos documentales tengan, al menos, treinta años de antigüedad o, en su defecto, que hayan pasado por el proceso de valoración. La digitalización se realizará desde el documento original y los trabajos de microfilmación serán optativos y sólo se realizarán a partir de la copia digital.

Esta ayuda exige que tengan personal técnico archivero y deberán disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos y los que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13.c) de las nuevas bases aprobadas.

Finalmente, la línea de nueva creación enfocada a la realización de proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la entidad privada sin ánimo de lucro exige que esta tenga personal técnico archivero, así como que dispongan de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. Además, esta línea de actuación tiene como requisito que el patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión esté correctamente descrito y digitalizado.

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Las nuevas bases reguladoras contemplan la creación de una nueva línea de actuación a través de la que podrán financiarse proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental.

Esta línea de actuación también exige que la entidad privada haya colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la publicación de la Orden de convocatoria de las subvenciones en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid.