SE CREA UNA NUEVA LÍNEA DESTINADA A PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE DIFUSIÓN.
La Comunidad de Madrid ha aprobado nuevas bases reguladoras de las ayudas destinadas a mejorar los archivos de las entidades locales de la región. Si hasta ahora existían cinco líneas de actuación destinadas a adecuación de depósito de archivo, equipamiento de local de archivo, organización y tratamiento archivístico integral, restauración de documentos en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro y digitalización y/o microfilmación de fondos documentales históricos, ahora se añade una nueva línea que irá destinada a la subvención de proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental.
9 febrero 2024
Otra de las novedades de estas bases es que la anterior línea de descripción de fondos documentales históricos amplía sus actuaciones y ahora se ocupará de la organización y tratamiento archivístico integral de los documentos tratados.
Todas las entidades locales de la Comunidad de Madrid pueden beneficiarse de estas ayudas siempre y cuando cumplan los requisitos establecidos en las bases reguladoras.
Adecuación de depósito y equipamiento de local de archivo
La línea de adecuación de depósito de archivo tiene como objeto tanto la realización de las obras como la adecuación de las instalaciones que sean necesarias para que el depósito de archivo reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos. Está dirigida a entidades locales con población igual o superior a 10.000 habitantes y deberán contar con personal técnico archivero.
En las entidades locales cuya población sea inferior a 10.000 habitantes donde no exista personal técnico archivero la Secretaría del ayuntamiento deberá asumir explícitamente la gestión del servicio de archivo. En ambos casos el local propuesto para ser adecuado como archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. Por otra parte, si la entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero, el local que se pretende equipar deberá estar preferiblemente ubicado en el edificio consistorial. Si el local propuesto estuviese fuera del edificio consistorial, deberá estar situado en dependencias municipales.
Por su parte, la línea de equipamiento de local de archivo comprende la subvención del mobiliario para el local de archivo (estantería tradicional y/o compacta y planeros); los sistemas de seguridad tanto del local de archivo como de la sala de consulta (alarmas, detectores y cámaras de vigilancia); los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo; los dispositivos de reproducción de documentos (escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales); los sistemas de protección contra incendios; el software específico de gestión de archivo, y el equipamiento informático (hardware).
Los requisitos para acceder a esta línea exigen que el local que se pretende equipar sea considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.
En el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la entidad local deberá contar con personal técnico archivero. Si esta no tuviera obligación de contar con este tipo de personal en razón del objeto de la subvención solicitada, el local que se pretende equipar deberá estar, preferiblemente, ubicado en el edificio consistorial.
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Estantería compacta y planero subvencionados con las ayudas de 2022 instalados en los ayuntamientos de Villaviciosa de Odón y Guadarrama, respectivamente.
Organización y tratamiento archivístico integral y restauración de documentos en mal estado de conservación
La anterior línea de actuación denominada 'descripción de fondos documentales históricos' pasa ahora a ser de 'organización y tratamiento archivístico integral de los documentos' ampliando así sus tareas, ya que ahora deberá ocuparse de la identificación, clasificación, descripción e instalación de fondos documentales desorganizados.
Esta línea está dirigida a entidades locales que no dispongan de personal técnico archivero y los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la entidad local o sus ciudadanos.
Las entidades locales interesadas en esta línea de actuación habrán de disponer de un local adecuado, preferiblemente ubicado en el edificio consistorial o sede principal de la entidad local, que deberá cumplir los requisitos mínimos para la correcta instalación, conservación y seguridad de los documentos, una vez finalizados los trabajos de organización y tratamiento archivístico.
Por su parte, la línea de restauración va dirigida a documentos municipales en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro y lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados.
Para solicitar esta ayuda, los documentos a restaurar deberán contar con un documento de control en el que conste, como mínimo, una breve descripción de éstos y las fechas de los mismos. Además, las entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. Si la entidad local no contara con personal técnico archivero o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito.
A partir de ahora, la línea de descripción de fondos documentales históricos amplía sus tareas y pasa a denominarse 'organización y tratamiento archivístico integral de lfondos documentales desorgarnizados' , por lo que se encargará también de realizar labores de identificación, clasificación, descripción e instalación..
Digitalización, microfilmación y proyectos y actividades de difusión
Para la digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de las entidades locales se deberá tener en cuenta que los fondos documentales tengan, al menos, treinta años de antigüedad o, en su defecto, que hayan pasado por el proceso de valoración. La digitalización se realizará desde el documento original y los trabajos de microfilmación serán optativos y sólo se realizarán a partir de la copia digital.
Esta ayuda exige que las entidades locales tengan personal técnico archivero. No obstante, aquellas entidades locales que tengan menos de 10.000 habitantes y no dispongan de este personal podrán acceder a esta línea de subvención siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación y habrán de aportar el documento de control.
Las entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos y los que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13.c) de las nuevas bases aprobadas.
La nuevas bases añaden una línea de actuación que dará la oportunidad a las entidades locales de solicitar una subvención para la realización de proyectos y actividades de difusión relacionados con su patrimonio documental.
Finalmente, la línea de nueva creación enfocada a la realización de proyectos y actividades del patrimonio documental custodiado en el archivo de la entidad local exige que las entidades locales tengan personal técnico archivero, así como que dispongan de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. Además, esta línea de actuación tiene como requisito que el patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión esté correctamente descrito y digitalizado.
Esta línea de actuación también exige que la entidad local haya colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la convocatoria de las subvenciones en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid.
