Estadísticas de valoración y eliminación

De los trabajos del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid en materia de valoración y eliminación de documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño, se pueden extraer toda una serie de resultados que tienen su reflejo en las estadísticas.

¿Qué son las actas y acuerdos?

Las deliberaciones y acuerdos adoptados por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid se reflejan en sus correspondientes actas, que son custodiadas por la persona titular de la Secretaría del Consejo de Archivos.

Las actas y acuerdos tomados por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aparecen regulados en los artículos 11 y 12 del Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno.

De esta manera, los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos de los miembros presentes en cada sesión del Consejo, decidiendo, en caso de empate, el voto de calidad del Presidente o de la persona que lo sustituya.

Por su parte, en las actas se reflejarán fielmente las deliberaciones y los acuerdos adoptados, de conformidad con lo establecido en el artículo 18.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

De conformidad con lo previsto en el artículo 8.3 del Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, el acceso a las actas está restringido a los miembros del Consejo de Archivos y a las personas expresamente autorizadas por la persona titular de la Presidencia del mismo. No obstante lo anterior, el Pleno del Consejo de Archivos, por Acuerdo de 27 de noviembre de 2019, ha resuelto, de conformidad con el principio de transparencia pública que postula el artículo 6 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, abrir a consulta pública las actas de las reuniones de todos los órganos del Consejo que se celebren a partir del 28 de noviembre de 2019. La aplicación de este acuerdo a las actas del Consejo de Archivos anteriores a la fecha de producción de efectos del mismo se verá supeditada a la respuesta a la consulta que se realice a la Abogacía General de la Comunidad de Madrid al respecto.

Relación de actas y acuerdos

¿Qué es la Propuesta de Eliminación (P.E.)?

La Propuesta de Eliminación (P.E.) constituye el procedimiento básico que posibilitará la eliminación legal de documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño.

El artículo 55.1 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid establece que, conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la “eliminación de los documentos tiene el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la exclusión y destrucción física de los documentos, tanto en soporte tradicional como electrónico, en su condición de bienes de dominio público”. Asimismo, los documentos no podrán ser destruidos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de las entidades públicas; así como tampoco cuando se considere que puedan tener en el futuro valor informativo o histórico.

Metodología y formularios

Con el fin de facilitar los trabajos del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, así como de establecer unas pautas comunes a la hora de plantear las propuestas de eliminación y de ejecutar la destrucción física de aquellos documentos cuya eliminación ha sido informada favorablemente, el Pleno de este órgano colegiado ha aprobado una serie de formularios y pautas de actuación a las que se deberán atener los distintos organismos proponentes.

El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó, en su sesión constitutiva de 28 de noviembre de 2012: unos criterios generales para la destrucción física de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental Madrileño (Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño). Además, aprobó, en su sesión ordinaria de 25 de junio de 2018, unos criterios generales en materia de borrado lógico de documentación electrónica y destrucción de soportes informáticos (Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y la destrucción física de soportes informáticos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño).

Asimismo, los distintos formularios que figuran a continuación son los instrumentos destinados a reflejar la Propuesta de Eliminación (P.E.) de series o fracciones de series documentales, así como la ejecución de dicha eliminación, según los modelos CACM/3/2012, CACM/3/2019, CACM/5/2012 y CACM/6/2012.

Las Propuestas de Eliminación (P.E.) se dirigen a la Presidencia del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid por los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías, los Secretarios Generales de los Organismos Autónomos de la Administración de la Comunidad de Madrid, por los Alcaldes o los Secretarios de los Ayuntamientos o por las personas responsables/titulares de los documentos. Por Acuerdo de 4 de junio de 2019, del Pleno del Consejo de Archivos, la función de informar las propuestas de eliminación ha sido delegada en la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo, conforme a lo previsto en el artículo 2.2 del Acuerdo de 4 de junio de 2019, del Pleno del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, sobre composición, organización y funcionamiento de la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo.

		Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño
		Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y la destrucción física de soportes informáticos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño
		Relación de códigos de centros proponentes
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Eliminación (P.E.)
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Eliminación (P.E.)
		Modelo de Informe de Propuesta de Eliminación (P.E.)
		Modelo de Informe de Propuesta de Eliminación (P.E.)
		Modelo de Acta de eliminación
		Modelo de Acta de eliminación
		Modelo de Relación de documentos para su eliminación
		Modelo de Relación de documentos para su eliminación
		Modelo de Relación de documentos para su eliminación

Destrucción de documentos en mal estado de conservación (PROCEDIMIENTO EXTRAORDINARIO)

El artículo 86 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid establece que no se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental Madrileño. Asimismo, dicho artículo establece que la eliminación de documentos que formen parte del Patrimonio Documental Madrileño exigirá su exclusión del mismo mediante el procedimiento establecido en las letras a) y b) de su apartado 2. Por último, y en lo que se refiere a los documentos de titularidad pública, el artículo 71.2 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que gozan de una especial protección, previa a su posible inscripción como bienes reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, por lo que "no pueden ser eliminados salvo en los términos previstos en los artículos 55 y 56".

En relación con lo anterior, el artículo 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español establece, como legislación básica en la materia, que:

1. La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente.
2. En ningún caso, se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
3. En los demás casos, la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

Teniendo en cuenta lo anterior y para proceder a la posible eliminación de documentos en mal estado de conservación, debe seguirse, con carácter general, lo prescrito tanto en la Ley 6/2023, de 30 de marzo, y su normativa de desarrollo, como en la Ley 16/1985, de 25 de junio.

Por todo ello y mediante Acuerdo de 2 de diciembre de 2021, del Pleno del Consejo de Archivos, se ha establecido el método de eliminación de este tipo de documentos que, por sus especiales circunstancias, no pueden seguir el procedimiento general de valoración y eliminación establecido al efecto.

	Modelo de Informe – solicitud de destrucción de documentos en mal estado de conservación
	Modelo de Informe – solicitud de destrucción de documentos en mal estado de conservación

Propuestas de Eliminación (P.E.) aprobadas

Las Propuestas de Eliminación (P.E.) aprobadas, informadas favorablemente por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid a partir de dichas propuestas y de las Tablas de Valoración (T.V.) aprobadas con anterioridad, reflejan la autorización formal para proceder a realizar la eliminación de los documentos correspondientes, siendo aprobadas mediante Resolución de la Directora General de Patrimonio Cultural.

Registro de Eliminación de Documentos

El Registro de Eliminación de Documentos de la Comunidad de Madrid es el instrumento que recoge todas aquellas Propuestas de Eliminación (P.E.) que han sido informadas favorablemente por el Consejo de Archivos y que, posteriormente, han recibido su aprobación mediante Resolución de la persona titular de la Dirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.

Estudio de Identificación y Valoración de documentos

El Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) es un instrumento básico en el que se plasman los trabajos de análisis e identificación sobre las series documentales con el fin de que sean señalados sus diferentes valores y, en consecuencia, establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. En el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) se expresa una parte muy importante de los procesos que se desarrollan en los centros de archivo.

• Identificación: es el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que producen, como base para la valoración documental, la organización, descripción y normalización archivísticas, y el acceso a los documentos.

• Valoración: es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, contables, informativas e históricas de los documentos que forman parte de una serie documental obtenidas mediante la identificación que permite determinar cuáles son los valores de las series documentales, para establecer los plazos de permanencia en las diferentes fases de archivo y sus transferencias, su posible eliminación o su conservación temporal o permanente, y el régimen de acceso que les afecta.

A partir del Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), una vez dictaminado favorablemente por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se elabora la Tabla de Valoración (T.V.) que, una vez aprobada mediante Orden de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, reflejará las conclusiones de la propuesta de identificación y valoración por cada serie documental realizada en dichos Estudios.

Metodología y formularios

Con el fin de facilitar los trabajos del Consejo de Archivos, así como de establecer unas pautas comunes a la hora de plantear las propuestas de valoración, el Pleno de este órgano colegiado ha aprobado una serie de formularios y pautas de actuación a las que se deberán atener los distintos organismos proponentes. De esta manera, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó, en su sesión constitutiva de 28 de noviembre de 2012, unos criterios generales para la valoración de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental Madrileño (Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño). Además, en su sesión ordinaria de 17 de junio de 2021, aprobó el procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño (Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica).

Asimismo, el Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.) es el instrumento destinado a reflejar las propuestas de valoración de series documentales, según modelo CACM/1/2019.

Los Estudios de Identificación y Valoración (E.I.V.), junto el Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (modelo CACM/2/2019), se dirigen a la Presidencia del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid por los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías, los Secretarios Generales de los Organismos Autónomos de la Administración de la Comunidad de Madrid, por los Alcaldes o los Secretarios de los Ayuntamientos o por las personas responsables de los documentos.

		Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño
		Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica
		Relación de códigos de centros proponentes
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Valoración (Estudios de Identificación y Valoración)
		Modelo de oficio de remisión de Propuesta de Valoración (Estudios de Identificación y Valoración)
		Instrucciones para cumplimentar el modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.)
		Modelo de Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)
		Modelo de Informe – Resumen Técnico Ejecutivo de la Propuesta de Valoración (a presentar junto con el Estudio de Identificación y Valoración)

Registro de Tablas de Valoración

El Registro de Tablas de Valoración de la Comunidad de Madrid es el instrumento que recoge todas aquellas Tablas de Valoración (T.V.) que han sido dictaminadas favorablemente por el Consejo de Archivos, junto con su correspondiente Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), y que, posteriormente, han recibido su aprobación mediante Orden de la persona titular de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.

A partir del Estudio de Identificación y Valoración (E.I.V.), una vez dictaminado por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se elabora la Tabla de Valoración (T.V.) que, una vez aprobada mediante Orden de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, reflejará las conclusiones de la propuesta de identificación y valoración por cada serie documental realizada en dicho Estudio.

Tablas de Valoración (T.V.) aprobadas
Las Tablas de Valoración (T.V.), informadas favorablemente por el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid a partir de los Estudios de Identificación y Valoración (E.I.V.) presentados a éste, reflejan las conclusiones de los mismos con el fin de realizar la selección documental y su posible conservación o eliminación, siendo aprobadas mediante Orden de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte.

El Archivo Central de la Consejería de Transportes e Infraestructuras

El Archivo Central es el encargado de recibir y gestionar los documentos transferidos por los distintos órganos y unidades administrativas que han venido gestionando las competencias de: transportes, infraestructuras del transporte y carreteras. Asimismo, dispone de una capacidad total aproximada en sus depósitos de 11.000 metros lineales.

Funciones

• Servicios de préstamo y consulta de documentos.
• Transferencia de documentos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
• Asesoramiento a las unidades administrativas de la Consejería en técnicas básicas de archivo, aprovechamiento de espacios y diversas cuestiones sobre gestión documental.
• Realización de propuestas para la conservación o eliminación de documentos.

Información práctica

• Archivero: Juan Fernando Pérez Santana (Técnico de Apoyo)
• Contacte:

  C/ Maudes, 17. 28003 – Madrid

  (+34) 91 720 98 03

  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

¿Disponen los archivos de la Comunidad de Madrid de conexión a internet?

Sí. La sala de consulta del Archivo Regional y del Archivo Histórico de Protocolos dispone de zona de conexión WIFI.

¿Existen ordenadores a disposición de los usuarios en el Archivo Regional?

Sí. Existen ordenadores para la consulta de los inventarios y los fondos fotográficos.

¿Puede el Archivo Regional prestar documentos a los ciudadanos?

No. Los documentos originales solamente se pueden consultar en el Archivo.

¿Organizan los archivos de la Comunidad de Madrid algún tipo de curso o actividad divulgativa?

El Archivo Regional organiza diversas actividades:

• Cursos de formación para personal de la Comunidad de Madrid.
• Exposiciones periódicas de documentos.
• Visitas guiadas previa solicitud (individuales y grupos).
• Jornadas de puertas abiertas y conferencias.

El Archivo Histórico de Protocolos organiza visitas guiadas, previa solicitud, dirigidas a estudiantes universi­tarios y de enseñanza secundaria, centros de formación y asociaciones culturales, archiveros y talleres de empleo.

¿Es posible reservar documentos durante varios días después de que éstos sean solicitados?

Sí.

En el Archivo Regional podrá hacerse durante el tiempo que estime el usuario.

En el Archivo Histórico de Protocolos el límite de reserva es de tres tomos y caduca a los siete días.

¿Qué otro tipo de soportes, además del papel, pueden consultarse en el Archivo Regional?

Pergamino, diapositiva, microfilm, CD, DVD, microficha e imagen digital.

¿Disponen los archivos de la Comunidad de Madrid de un servicio de reproducción de documentos?

Sí (para más información, consulte la sección 'Reproducción de documentos').

En el Archivo Regional se pueden solicitar copias en todo tipo de formatos.

En el Archivo Histórico de Protocolos se ofrece un servicio de fotocopias de documentos, bien a través de los lectores – reproductores de microfilm, bien a partir del documento original, siempre que su estado de conservación lo permita.

¿Pueden usarse cámaras fotográficas para la reproducción de documentos?

Sí, previa solicitud de permiso al personal que atiende la sala de consulta.

En el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, ¿se pueden consultar los documentos originales si están reproducidos en microfilm?

No. Si los documentos están reproducidos en microfilm o digitalizados se consultan en este soporte para garantizar la conservación del patrimonio documental, en cumplimiento de las previsiones establecidas en el artículo 66 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

En el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, ¿se pueden facilitar a los ciudadanos certificados de los documentos que custodia?

No. Los certificados y copias autenticadas de escrituras notariales sólo pueden ser expedidos por los notarios – archiveros del Colegio Notarial de Madrid, según la legislación vigente.

¿De qué instrumentos de descripción dispone el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid para acceder a sus fondos documentales?

Existen distintos inventarios, catálogos e índices de documentos ubicados en la sala de referencias del Archivo a disposición de los usuarios, varios de los cuales se encuentran informatizados en el sistema informático corporativo S. I. GESTIÓN DE ARCHIVOS – SGA (de acceso sólo en la Sala de Consulta) y algunos se pueden consultar a través del 'Buscador de documentos y archivos' de este Portal, como los documentos de carácter testamentario y los documentos gráficos, entre otros.

El Servicio Delegado de Archivo Central de Familia, Juventud y Política Social

Dispone de depósitos de archivo con una capacidad total aproximada de 8.593,70 metros lineales. Se ocupa de los documentos generados en el ejercicio de sus competencias por las unidades y órganos encargados de: protección a la familia, servicios sociales, atención a personas mayores, atención a la dependencia, promoción social y fomento del voluntariado, promoción y consecución de la igualdad real y efectiva entre hombres y mujeres en los diferentes ámbitos de la vida política, económica y social, juventud e inmigración y cooperación al desarrollo.

Funciones

• Servicios de préstamo y consulta de documentos.
• Transferencia de documentos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
• Asesoramiento a las unidades administrativas de la Consejería en técnicas básicas de archivo, aprovechamiento de espacios y diversas cuestiones sobre gestión documental.
• Realización de propuestas para la conservación o eliminación de documentos.

Información práctica

• Archivera: Isabel Muñoz Cabezón (Técnico Superior de Archivos)
• Contacte:

  C/ O'Donnell, 50. 28009 – Madrid

  (+34) 91 736 46 95

  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.