Entidades especializadas en prevención de riesgos laborales

Los SPA son personas jurídicas de naturaleza privada que deben estar acreditadas por la autoridad pública competente.

El empresario deberá recurrir a esta modalidad preventiva, cuando se da alguna de las siguientes circunstancias:

• Cuando la designación de uno o varios trabajadores es insuficiente y no existe obligación legal de constituir un servicio de prevención propio.
• En caso de que no se constituya  un servicio de prevención propio.
• Cuando el empresario asume tan solo parcialmente las funciones preventivas.

Son entidades que deben estar en condiciones de proporcionar a la empresa el asesoramiento y apoyo que precise en relación con las actividades concertadas, teniendo en cuenta que la responsabilidad de su ejecución es de la propia empresa, sin perjuicio de la responsabilidad directa que les corresponda a dichas entidades en el desarrollo y ejecución de actividades como la evaluación de riesgos, la vigilancia de la salud u otras contratadas.

Los SPA deben asumir directamente el desarrollo de las siguientes funciones, siempre y cuando se hubieran concertado en el contrato firmado entre empresa y SPA:

• Diseño, implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales que permita la integración de la prevención en la empresa.
• La evaluación de los factores de riesgo que puedan afectar a la seguridad y salud  de los trabajadores.
• La planificación de la actividad preventiva y la determinación de las prioridades en la adopción de las medidas preventivas y la vigilancia de su eficacia.
• La información y formación de los trabajadores.
• La prestación de los primeros auxilios y planes de emergencia.
• La vigilancia de la salud de los trabajadores en relación con los riesgos derivados del trabajo.

Si una empresa no dispone de ningún recurso propio específicamente dedicado a la prevención debe contratar todo un  "servicio integral" con un SPA. Por tanto es muy importarte el  concierto de prestación de servicios (contrato mercantil que se ha realizado con el SPA), tanto su contenido como su conocimiento por parte del empresario, ya que será el que determine las actividades de prevención que va realizar en la empresa el SPA en esa empresa concreta.
 
De las disposiciones  normativas que regula el tema de prevención de riesgos laborales, se deduce que:

• En la actuación de un SPA que actúe como servicio de prevención, se distingue dos tipos de funciones:

1. Asesoramiento tanto al  empresario, como asesoramiento y asistencia a los trabajadores y sus representantes, y a los órganos de representación especializados (Comité de Seguridad y Salud), y
2. Ejecución de las actividades preventivas cuya realización requiere los conocimientos especializados de los que carece la empresa.

• La contratación de un SPA como servicio de prevención de la empresa no exime al empresario de la obligación de integrar la prevención en todos los niveles de la misma.

En relación al contrato o concierto establecido entre la empresa y un SPA, este debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Identificación de la entidad especializada que actúa como servicio de prevención ajeno a la empresa.
• Identificación de la empresa destinataria de la actividad, así como de los centros de trabajo de la misma a los que dicha actividad se contrae.
• Aspectos de la actividad preventiva a desarrollar en la empresa, especificando las actuaciones concretas, así como los medios para llevarla a cabo.
• Actividad de vigilancia de la salud de los trabajadores, en su caso.
• Duración del concierto.
• Condiciones económicas del concierto.

Un SPA que preste a una empresa el "servicio integral" debe realizar anualmente un análisis de situación, basado en los datos disponibles en ese momento y presentar al empresario una propuesta de planificación general de la prevención en que se incluya, debidamente priorizadas, tanto las medidas cuya ejecución corresponde directamente al empresario (por ejemplo la adquisición de un EPI), como las actividades que podrían ser desarrolladas por el propio SPA (por ejemplo la realización de mediciones higiénicas).

El contrato o programa anual debe contener básicamente los siguientes tipos de actividad:

• El análisis y planificación general.
• Actividades "regulares" que ya se venían realizado años anteriores y que es necesario seguir realizando (revisiones programadas de la evaluación, control de elementos críticos, controles ambientales, actualización de la formación…etc).
• Actividades "nuevas" cuya necesidad resulte de una actualización de la evaluación, o que ya estaban completada anteriormente, pero se habían pospuesto por razones de prioridad.
• Actividades "ocasionales" tales como asesoramiento puntual, investigación de accidentes, revisiones de la evaluación por modificación de condiciones de trabajo, etc.

En relación a los conciertos que se firman, en la gran mayoría de ellos se excluyen actividades preventivas necesarias para que el empresario esté en condiciones de adoptar decisiones en materia de prevención como son las evaluaciones complementarias de riesgos específicos, cuya complejidad exige una atención especializada, como son:

• Las evaluaciones de equipos de trabajo no sujetos a marcado CE (equipos anteriores al año 1995) en donde nos se realiza su puesta en conformidad según anexo I de RD 1215/1997, de 18 de julio, por el que se establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo. Debe tenerse en cuenta que, como mínimo, debe hacerse la evaluación general de riesgos por "observación directa" (sin necesidad de efectuar pruebas y ensayos), que puede realizar un técnico de prevención con formación de nivel superior y experiencia en esta materia, sin prejuicio de que en casos de equipos muy antiguos, deteriorados o faltos de mantenimiento, pueda ser necesaria la intervención e un técnico competente de un organismo o laboratorios especializado.
• La evaluación de los riesgos por exposición a determinados agentes físicos, químicos o biológicos, en particular, cuando el procedimiento de evaluación incluye mediciones de cierta complejidad.
• La evaluación de riesgos ergonómicos y psicosociales, salvo en casos muy específicos como el de pantallas de visualización de  datos o manejo manual de cargas, objeto ambas de una regulación específica.

Hay que tener en cuenta que estas evaluaciones específicas se deben realizar en caso de que el riesgo exista en la empresa, por lo cual, hay que incluirlas en el contrato en aquellos supuestos en que el concierto general que realiza el SPA no las contemplen.

La constitución de un servicio de prevención propio (SPP) se encuentra regulada en el artículo 31 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y en el artículo 14 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP). De forma particular, se establece que:

• Se constituirá un SPP de manera voluntaria, por decisión de la empresa, cuando la designación de uno o varios trabajadores fuera insuficiente para la realización de las actividades de prevención, en función del tamaño de la empresa, de los riesgos a que están ex- puestos los trabajadores o de la peligrosidad de las actividades desarrolladas.
• Se constituirá un SPP de manera obligatoria cuando la empresa se encuentre en alguno de los casos recogidos en el artículo 14 RSP.

Cuando, tratándose de empresas no incluidas en los apartados anteriores, así lo decida la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las Comunidades Autónomas, en función de la peligrosidad de la actividad desarrollada o de la frecuencia o gravedad de la siniestralidad en la empresa, 

Los artículos 14 y 15 del Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP) establecen los supuestos en los que se deberá constituir un SPP, así como la organización y medios con los que éstos deben contar. En consecuencia, deberemos asegurar el cumplimiento de estos aspectos en aras a su efectiva constitución:

• Ha de contar con las instalaciones, medios humanos y materiales para asumir directamente las actividades preventivas en dos especialidades, concertando con uno o más SPA las actividades no asumidas.
• Se debe realizar la preceptiva consulta previa, a la representación legal de los trabajadores, en cuanto al modelo de organización preventiva de la empresa
• La modalidad de organización preventiva debe quedar reflejada al menos en el plan de prevención de la empresa. Se recomienda que se formalice en un acta de constitución.
• El SPP ha de elaborar anualmente una programación anual del servicio de prevención y una memoria de sus actividades, que debe mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes y del comité de seguridad y salud.

Puede encontrar información detallada al respecto en la publicación.

• Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo

“Preguntas Frecuentes (FAQ’s) sobre Servicios de Prevención Propios (SPP)”

1ª Edición. Febrero 2024.

La realización y comunicación a la autoridad laboral de un acta de constitución para un servicio de prevención propio no es obligatoria y por tanto no se ha establecido nada al respecto de sus posibles contenidos.

En el caso que se decida realizar un acta de constitución, se puede tomar como referencia lo establecido para la constitución de servicios de prevención mancomunados, conforme a lo dispuesto en el artículo 21 del RSP.

Puede encontrar una información más detallada en las publicaciones

• Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo

“Preguntas Frecuentes (FAQ’s) sobre Servicios de Prevención Propios (SPP)”

1ª Edición. Febrero 2024.

El art. 21 del RSP establece que podrán constituirse servicios de prevención mancomunados:

• Entre aquellas empresas que desarrollen simultáneamente actividades en un mismo centro de trabajo, edificio o centro comercial, siempre que quede garantizada la operatividad y eficacia del servicio en los términos previstos en el artículo 15.3 del Real Decreto 39/1997.
• Entre aquellas empresas pertenecientes a un mismo sector productivo o grupo empresarial o que desarrollen sus actividades en un polígono industrial o área geográfica limitada, que así lo acuerden por negociación colectiva o mediante los acuerdos sobre materias concretas a los que hace referencia el artículo 83.3 del Estatuto de los trabajadores o, en su defecto, que así lo decidan.

No obstante, las empresas que tengan obligación legal de disponer de un servicio de prevención propio no podrán formar parte de servicios de prevención mancomunados constituidos para las empresas de un determinado sector, pero sí de los constituidos para empresas del mismo grupo.

El acuerdo de constitución del servicio de prevención mancomunado deberá comunicarse con carácter previo a la autoridad laboral del territorio donde radiquen sus instalaciones principales en el supuesto de que dicha constitución no haya sido decidida en el marco de la negociación colectiva.

Contenido mínimo del acta de constitución del SPM:

• Especificación de la base legal para constituirse como SPM.
• Declaración del acuerdo de todas las empresas de constituirse en SPM
• Declaración conforme se ha efectuado la preceptiva consulta previa a los representantes de los trabajadores de cada una de las empresas mancomunadas.
• Identificación de cada una de las empresas que han decidido constituir el SPM.
• Dirección del lugar donde están las instalaciones principales del SPM.
• Datos del servicio de prevención mancomunado (si tiene personalidad jurídica propia).
• Identificación de las especialidades preventivas asumidas por el servicio de prevención mancomunado.
• Condiciones mínimas en que tal servicio de prevención debe desarrollarse, entre otras:
  • Medios humanos y materiales.
  • Declaración que la actividad preventiva de los SPM se limitará a las empresas participantes.
  • Grado y forma de participación de cada una de las empresas mancomunadas.

Se puede considerar como regla general que las empresas que hubieran concertado el servicio de prevención con una entidad especializada, y no llevan a cabo labores preventivas con medios de su propiedad, están eximidas de tener que hacer la auditoría.

Pero hay que tener en cuenta que si se realizan labores preventivas tanto con recursos propios, o de forma mixta (propios y ajenos), las empresas que no realicen las actividades recogidas en el anexo I del RD 39/1997, y aquellas que tengan un máximo de 50 trabajadores y que desarrollen las labores preventivas con sus propios medios, que además evidencien eficacia en su sistema preventivo, tanto por el limitado número de trabajadores, como por lo poco complejo de sus actividades preventivas, servirá con la notificación a la autoridad laboral.

Dicha notificación demostrará la concurrencia de condiciones que hacen que no sea obligatorio requerir la auditoría del sistema de prevención, según se establece en el anexo II del reglamento de notificación sobre concurrencia de condiciones que no hacen necesario recurrir a la auditoría del sistema de prevención de la empresa.

Accede desde aquí a la solicitud de exención de auditoría

La primera auditoría debe realizarse dentro de los doce meses siguientes al establecimiento de la planificación de la actividad preventiva. 

Posteriormente a esta, y como plazo general se deberá repetir cada cuatro años, salvo que:

- La empresa realice actividades peligrosas recogidas en el citado anexo I del RD 39/1997.

- Lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las comunidades autónomas, en vista de la siniestralidad u otras circunstancias que así lo aconsejen.

1. Los resultados de la auditoría deberán quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la Autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores.

2. El informe de auditoría deberá reflejar los siguientes aspectos:

- Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.

- Identificación de la empresa auditada.

- Objeto y alcance de la auditoría.

- Fecha de emisión del informe de auditoría.

- Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe.

- Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso, identificación de las normas técnicas utilizadas.

- Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos.

- Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales.

- Firma del responsable de la persona o entidad auditora.

3. El contenido del informe de auditoría deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibida toda alteración o falseamiento del mismo.

4. La empresa adoptará las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditoría hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre prevención de riesgos laborales.

Las personas físicas o jurídicas que realicen la auditoría del sistema de prevención de una empresa no podrán mantener con la misma vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditoras, que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades. Del mismo modo, tales personas no podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinación de actividades preventivas, ni actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevención, ni mantener con estas últimas vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, con excepción de las siguientes:

-El concierto de la persona o entidad auditora con uno o más servicios de prevención ajenos para la realización de actividades preventivas en su propia empresa.

-El contrato para realizar la auditoría del sistema de prevención de un empresario dedicado a la actividad de servicio de prevención ajeno.

Cuando la complejidad de las verificaciones a realizar lo haga necesario, las personas o entidades encargadas de llevar a cabo la auditoría podrán recurrir a otros profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios para la realización de aquellas.

Las personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditoría del sistema de prevención habrán de contar con la autorización de la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales, previa solicitud ante la misma, en la que se harán constar las previsiones señaladas en el artículo 23 del RD 39/1997 modificado por el RD 337/2010.

La autoridad laboral, previos los informes que estime oportunos, dictará resolución autorizando o denegando la solicitud formulada en el plazo de tres meses, contados desde la entrada de la solicitud en el registro del órgano administrativo competente. Transcurrido dicho plazo sin que haya recaído resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada.

Será de aplicación a la autorización lo previsto para la acreditación en los artículos 24 y 25 así como lo dispuesto en el artículo 26 en relación con el mantenimiento de las condiciones de autorización y la extinción, en su caso, de las autorizaciones otorgadas.