Depósito Legal

La obligación de solicitar y constituir el depósito legal recae sobre los editores de obras publicadas en formato tangible que tengan su domicilio, residencia o establecimiento permanente en la Comunidad de Madrid, cualquiera que sea el lugar de impresión.

Cuando el editor no resida o tenga sucursal en la Comunidad de Madrid o en los casos en que por razón del tipo de recurso así proceda, el depósito deberá ser cumplimentado por el productor, impresor, estampador o grabador, que tenga domicilio, residencia o establecimiento permanente en la región.

El número de ejemplares tangibles que se entregarán en la Oficina de Depósito Legal dependerá del tipo de publicación, según lo indicado en la pregunta anterior: ¿Qué materiales tienen que llevar depósito legal y cuántos ejemplares tangibles de cada uno han de entregarse en la Oficina de Depósito Legal?

No serán objeto de depósito legal las siguientes publicaciones:

• Estampas originales realizadas con cualquier técnica
• Microforma
• Fotografías editadas
• Calendarios y agendas
• Catálogos comerciales de todo tipo (excepto los de librerías, editoriales y subastas)
• Documentos de instituciones, organizaciones, empresas, (ej. circulares, instrucciones o manuales de procedimiento)
• Documentos de las Administraciones Públicas
• Dosieres de prensa
• Hojas comerciales publicitarias
• Impresos de oficinas, formularios, incluidos los oficiales, cuestionarios y encuestas
• Invitaciones de boda y bautizo, esquelas de defunción, tarjetas de visita, carnés de identidad, títulos o diplomas
• Manuales de instrucciones
• Objetos tridimensionales
• Pasatiempos, crucigramas, sudokus, sopas de letras y similares
• Producto de un sistema informático que contenga datos que afecten a la privacidad de personas físicas y jurídicas
• Programas audiovisuales emitidos por prestadores del servicio de comunicación audiovisual, salvo que sean objeto de distribución
• Publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar
• Publicaciones destinadas a concursos de promoción o traslado de los cuerpos o escalas de las distintas administraciones públicas
• Sellos de correo

Antes de que finalice la producción de una publicación en soporte tangible, se deberá solicitar un número de depósito legal en la Oficina de Depósito Legal de la Comunidad de Madrid.

La solicitud del número de depósito legal podrá tramitarse a través del Servicio de Tramitación Electrónica de Solicitudes de Depósito Legal. El acceso a la aplicación debe realizarse con un usuario y contraseña que asigna la Oficina de Depósito Legal o mediante el certificado digital pertinente, una vez dado de alta el usuario en el sistema.

Las publicaciones en soporte tangible deberán ser depositadas en su integridad en la Oficina de Depósito Legal, en el plazo de tres meses a contar desde el día siguiente al de la notificación de la asignación del número de DL.

En caso de un ejemplar incompleto o defectuoso, la Oficina solicitará un nuevo ejemplar completo y sin defecto alguno, que deberá ser entregado en el plazo de un mes, desde dicho requerimiento.

Se entenderá que se ha constituido el depósito cuando se haya realizado la entrega de todos los ejemplares tangibles contemplados en la normativa, así como los archivos digitales previos a la impresión, en los casos que proceda.

Desde el enlace a Entrega de publicaciones, en esta misma página, se accede al procedimiento de tramitación digital del depósito legal, en el que se habilita la posibilidad de subir de modo seguro los archivos a los servidores de la Comunidad de Madrid, previa identificación del editor y de la publicación a la que corresponde ese archivo digital.

Se puede solicitar más información sobre la entrega de los archivos digitales previos a la impresión, por correo electrónico a la Biblioteca Regional de Madrid.

La denominación de los archivos digitales de publicaciones no seriadas debe seguir esta estructura, basada en el número de depósito legal de la publicación:

Fichero único:    M-nº depósito-AAAA

                           Ejemplo: M-12345-2023

Varios ficheros:   M-nº depósito-AAAA(guión bajo)01-cubierta

                           M-nº depósito-AAAA(guión bajo)02-cuerpo

                           Ejemplo:

                           M-12345-2023_01-cubierta

                           M-12345-2023_02-cuerpo

El archivo de metadatos de una publicación es muy valioso para la gestión de los archivos digitales previos a la impresión de una publicación, pero su entrega es voluntaria.

El nombre del archivo de metadatos añade la extensión _metadatos al nombre que le corresponde al archivo de la publicación. Ejemplos:

PUBLICACIONES NO SERIADAS

Fichero único:    M-12345-2023

                           M-12345-2023_metadatos

Varios ficheros:   M-12345-2023_01-cubierta

                           M-12345-2023_01-cubierta_metadatos

                           M-12345-2023_02-cuerpo

                           M-12345-2023_02-cuerpo_metadatos

PUBLICACIONES SERIADAS

Fichero único:    M-35-2023_202301_50

                           M-35-2023_202301_50_metadatos

Varios ficheros:   M-12345-2015_20230206_57_01-cubierta

                           M-12345-2015_20230206_57_01-cubierta_metadatos

                           M-12345-2015_20230206_57_02-cuerpo

                           M-12345-2015_20230206_57_02-cuerpo_metadatos

1. Acceda a la Carpeta Ciudadana de la Comunidad de Madrid.
2. Ingrese al servicio con su Certificado Digital, su DNI electrónico, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente.
3. En "Situación de Expedientes", localice su solicitud y haga clic en "Detalle".

4. Aparecerán los datos de la solicitud. Seleccione "Aportar documentación".

5. Rellene el apartado "Observaciones" y pulse en el botón "Añadir" para seleccionar los archivos que quiera enviar.

6. Cuando haya terminado pulse "ENVIAR".

Se entenderá que se ha constituido el depósito legal cuando se haya realizado la entrega de todos los ejemplares tangibles contemplados en la normativa, así como los archivos digitales previos a la impresión de los mismos cuando proceda.

La Oficina de Depósito Legal y el centro de conservación deberán comprobar que tanto los ejemplares tangibles como los archivos digitales son idóneos, emitiendo un justificante de entrega al editor y dando por constituido el depósito legal.