Servicios de reprografía. ¿Cuáles son mis derechos?
Información esencial para el consumidor
Como cualquier otro establecimiento abierto al público, los servicios de reprografía deben respetar unos requisitos mínimos de información.
Las personas consumidoras tienen derecho a conocer el precio del servicio antes de contratarlo. Por ello, los precios deben estar expuestos al público en un lugar visible y de forma clara, ya sea mediante carteles, listas de precios, folletos o soportes informativos accesibles antes de realizar el encargo. Si existen suplementos por urgencia, formato especial, tratamiento de archivos, diseño, preparación del documento, uso de determinados soportes o cualquier otro concepto, deben informarse previamente.
La información sobre los servicios que se ofrecen debe ser completa e incluir la relación de servicios ofertados, el precio de cada uno, el IVA, los descuentos y los posibles incrementos por servicios asociados.
En estos establecimientos conviene que el precio distinga, cuando proceda, entre copias en blanco y negro o color, impresión, escaneado, encuadernación, plastificado, impresión urgente, distintos tamaños o calidades de papel, manipulación de archivos, envío por correo electrónico o cualquier otro servicio adicional.
Además, los establecimientos deben disponer de hojas de reclamaciones a disposición del público. En la Comunidad de Madrid, si el servicio se presta a distancia o sin establecimiento abierto al público, el empresario debe informar sobre cómo acceder a las hojas oficiales de reclamaciones.
También es importante exigir y conservar el justificante de pago, factura simplificada o factura correspondiente al servicio prestado. En caso de tener que reclamar, será una prueba esencial.
Conviene recordar que la publicidad es vinculante. Por ello, los establecimientos deben respetar la información, precios, promociones y condiciones que anuncien, siempre que hayan influido en la decisión de contratar.
Antes de encargar el trabajo
Antes de entregar un documento o archivo, conviene asegurarse de que el establecimiento ha entendido correctamente el encargo.
Es recomendable concretar:
- Número de copias.
- Tamaño del papel.
- Impresión en blanco y negro o color.
- Impresión a una o dos caras.
- Tipo de papel o gramaje, si procede.
- Encuadernación, grapado, plastificado u otros acabados.
- Plazo de entrega.
- Precio final.
- Forma de pago.
- Condiciones de cancelación o modificación del encargo.
Si el trabajo es especialmente importante, por ejemplo una tesis, un expediente administrativo, documentación laboral o material para una oposición, es aconsejable revisar una prueba previa o confirmar por escrito las instrucciones principales.
En encargos complejos, puede ser útil conservar el presupuesto, la orden de trabajo, el correo electrónico, el mensaje o cualquier documento que acredite qué se pidió y en qué condiciones.
No todos los documentos pueden copiarse, escanearse o reproducirse libremente.
Cuando se trate de libros, manuales, revistas, partituras, fotografías, materiales docentes editados u otras obras protegidas por derechos de autor, la reproducción puede estar limitada por la normativa de propiedad intelectual.
La copia privada es un límite al derecho de reproducción, pero no permite cualquier copia en cualquier circunstancia. La normativa exige, entre otros requisitos, que la reproducción se realice para uso privado, sin finalidad colectiva ni lucrativa y, en los términos legales, sin asistencia de terceros.
Por ello, un establecimiento de reprografía puede negarse a reproducir determinados materiales protegidos si no existe autorización, licencia o cobertura legal suficiente. Esto puede ocurrir, por ejemplo, con la copia íntegra de libros, manuales universitarios, partituras, revistas o materiales sujetos a derechos de autor.
Antes de encargar la reproducción de una obra protegida, conviene consultar si puede realizarse legalmente o si existe alguna licencia, autorización o límite aplicable.
En los servicios de reprografía es habitual copiar, imprimir o escanear documentos que contienen datos personales, como DNI, pasaporte, contratos, expedientes académicos, documentos sanitarios, nóminas, documentación judicial o administrativa.
El establecimiento debe tratar estos datos con la debida confidencialidad y adoptar medidas para evitar accesos indebidos, pérdida o conservación innecesaria de los documentos o archivos.
Si el consumidor entrega un archivo por correo electrónico, memoria USB, aplicación de mensajería o sistema similar, conviene preguntar si el archivo se elimina una vez prestado el servicio y evitar enviar más información de la necesaria.
También es recomendable:
- No dejar documentos olvidados en impresoras, bandejas o equipos compartidos.
- Comprobar que se recogen todos los originales y copias.
- Revisar que no quedan archivos abiertos en ordenadores de uso público.
- Evitar enviar documentación sensible por canales inseguros.
- Tapar o proteger datos no necesarios cuando se facilite copia de documentos identificativos, siempre que sea posible.
En el caso de documentos especialmente sensibles, como documentación médica, judicial, laboral o económica, conviene extremar la precaución y valorar si es necesario entregar copia completa o si basta con reproducir solo una parte del documento.
No todos los documentos pueden copiarse, escanearse o reproducirse libremente.
Cuando se trate de libros, manuales, revistas, partituras, fotografías, materiales docentes editados u otras obras protegidas por derechos de autor, la reproducción puede estar limitada por la normativa de propiedad intelectual.
La copia privada es un límite al derecho de reproducción, pero no permite cualquier copia en cualquier circunstancia. La normativa exige, entre otros requisitos, que la reproducción se realice para uso privado, sin finalidad colectiva ni lucrativa y, en los términos legales, sin asistencia de terceros.
Por ello, un establecimiento de reprografía puede negarse a reproducir determinados materiales protegidos si no existe autorización, licencia o cobertura legal suficiente. Esto puede ocurrir, por ejemplo, con la copia íntegra de libros, manuales universitarios, partituras, revistas o materiales sujetos a derechos de autor.
Antes de encargar la reproducción de una obra protegida, conviene consultar si puede realizarse legalmente o si existe alguna licencia, autorización o límite aplicable.
En los servicios de reprografía es habitual copiar, imprimir o escanear documentos que contienen datos personales, como DNI, pasaporte, contratos, expedientes académicos, documentos sanitarios, nóminas, documentación judicial o administrativa.
El establecimiento debe tratar estos datos con la debida confidencialidad y adoptar medidas para evitar accesos indebidos, pérdida o conservación innecesaria de los documentos o archivos.
Si el consumidor entrega un archivo por correo electrónico, memoria USB, aplicación de mensajería o sistema similar, conviene preguntar si el archivo se elimina una vez prestado el servicio y evitar enviar más información de la necesaria.
También es recomendable:
- No dejar documentos olvidados en impresoras, bandejas o equipos compartidos.
- Comprobar que se recogen todos los originales y copias.
- Revisar que no quedan archivos abiertos en ordenadores de uso público.
- Evitar enviar documentación sensible por canales inseguros.
- Tapar o proteger datos no necesarios cuando se facilite copia de documentos identificativos, siempre que sea posible.
En el caso de documentos especialmente sensibles, como documentación médica, judicial, laboral o económica, conviene extremar la precaución y valorar si es necesario entregar copia completa o si basta con reproducir solo una parte del documento.
Encargos por internet, correo electrónico o mensajería
Muchos servicios de reprografía permiten realizar encargos por internet, correo electrónico, formularios web o aplicaciones de mensajería.
Si el servicio se encarga a distancia, el consumidor debe recibir información clara sobre el precio final, características del servicio, plazo de entrega, forma de pago y condiciones de cancelación antes de confirmar el encargo.
Cuando el servicio sea personalizado o se ejecute inmediatamente a petición del consumidor, pueden existir limitaciones al derecho de desistimiento, pero esta información debe facilitarse antes de contratar.
Por ejemplo, si el consumidor encarga la impresión personalizada de un documento, una encuadernación específica o un trabajo urgente que comienza a ejecutarse con su consentimiento, puede no resultar aplicable el mismo régimen de desistimiento que en otros contratos a distancia.
En cualquier caso, el establecimiento debe informar de forma clara y conservarse prueba del encargo, especialmente cuando se remitan archivos digitales.
¿Qué hacer si el servicio no se presta correctamente?
Si las copias, impresiones, encuadernaciones, plastificados o escaneos no se corresponden con lo encargado, tienen errores imputables al establecimiento o presentan defectos de calidad, el consumidor puede reclamar.
Puede ocurrir, por ejemplo, que falten páginas, que se haya impreso en blanco y negro cuando se pidió color, que el documento aparezca cortado, que la encuadernación sea defectuosa, que el archivo se haya impreso en un formato incorrecto o que el resultado no coincida con las instrucciones dadas.
En estos casos, el consumidor puede solicitar una solución adecuada al incumplimiento, como que se corrija el servicio, que se repita el trabajo o, en su caso, que se devuelva total o parcialmente el importe abonado, según las circunstancias.
Para reclamar, es importante conservar:
- El justificante de pago.
- El presupuesto o encargo.
- Las comunicaciones con el establecimiento.
- El archivo enviado, si procede.
- El trabajo defectuoso.
- Fotografías del resultado, cuando sea útil.
Si el error procede del archivo facilitado por el consumidor o de instrucciones incorrectas, la responsabilidad puede ser distinta. Por eso es recomendable revisar bien el documento antes de enviarlo o entregarlo para imprimir.
Reclamaciones
Si tiene un problema con un servicio de reprografía, lo primero es intentar resolverlo directamente con el establecimiento, explicando el motivo de la reclamación y aportando el justificante de pago y la documentación disponible.
Si no recibe una solución satisfactoria, puede solicitar la hoja de reclamaciones. El establecimiento debe facilitarla cuando la persona consumidora la pida.
La copia que se quede el consumidor, junto con la documentación que acredite lo ocurrido, puede presentarse ante la Oficina Municipal de Información al Consumidor más cercana a su domicilio, ante la Dirección General de Comercio, Consumo y Servicios de la Comunidad de Madrid o a través de internet.
En servicios contratados a distancia o prestados por empresas sin establecimiento abierto al público, el empresario debe informar sobre cómo acceder a las hojas oficiales de reclamaciones.