Archivo Histórico de Protocolos de Madrid
El Archivo Histórico de Protocolos de Madrid custodia los protocolos notariales de los escribanos y notarios de los distritos de Madrid y su provincia de más de 100 años de antigüedad, desde el siglo XVI hasta el XX, así como los registros de los Consulados de España en el extranjero y los libros de las Contadurías de Hipotecas de varios partidos judiciales de la provincia de Madrid.
El germen de este archivo se remonta a la Pragmática de los Reyes Católicos de 7 de junio de 1503, que obligó a los escribanos públicos a conservar en sus oficios las escrituras públicas que autorizaban, ordenadas por años y encuadernadas en tomos, lo que supuso el origen de los protocolos notariales. Tras varios intentos, el 5 de marzo de 1765 se crea el Archivo de Escrituras Públicas, antecedente del actual, reuniéndose en el mismo los protocolos notariales que se conservaban dispersos en los oficios de los distintos escribanos. Posteriormente, como consecuencia del Decreto de 12 de noviembre de 1931 que establece la creación de los archivos históricos provinciales y los archivos de protocolos, se reconoce el carácter histórico de los protocolos notariales de más de 100 años de antigüedad y se inaugura en 1933 el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. En la actualidad, aunque los fondos mantienen la titularidad estatal, la gestión sobre el Archivo ha sido transferida a la Comunidad por el Real Decreto 680/1985, de 19 de abril.
Las escrituras notariales tratan una gran variedad de temas y asuntos que las convierten en una fuente documental de primera mano, situando al Archivo Histórico de Protocolos de Madrid entre la comunidad científica como fuente para la investigación de nuestro pasado, sin olvidar su valor como testimonio y garantía de los derechos de los ciudadanos.
Cualquier ciudadano puede acceder al archivo de forma libre y gratuita para consultar sus documentos, exigiéndose como único requisito la presentación del D.N.I., pasaporte o documento equivalente. Las únicas limitaciones a esta consulta son las que establece la normativa vigente relativas al estado de conservación de los documentos.
- Información y atención a los usuarios:
El archivo informa sobre los documentos custodiados en el centro, sobre el modo y condiciones de consulta de los mismos, sobre datos contenidos en los documentos y/o sobre cuestiones de carácter general.
Asimismo, facilita la consulta directa de documentos originales y de reproducciones en soportes microfilm y/o digital en las salas de consulta y referencias del archivo y ofrece a los usuarios la posibilidad de reservar los documentos si prevén que su consulta se prolongará varios días. Dispone también de medios técnicos, de instrumentos de control y descripción que permiten localizar los documentos y de un servicio de biblioteca auxiliar.
Por otro lado, el personal del centro realiza búsquedas de documentos solicitadas por usuarios, tanto de forma presencial en la sala de consulta, como por correo electrónico, correo postal o fax.
- Préstamo de documentos:
El archivo presta a la institución productora (Colegio Notarial de Madrid) los documentos originales que soliciten y/o les envía reproducciones digitales de dichos documentos cuando el soporte y volumen de los mismos lo permitan.
- Reproducción de documentos:
El archivo realiza reproducciones de los documentos que custodia, siempre que lo permitan su volumen, formato y medios disponibles.
- Biblioteca auxiliar:
El centro ofrece a los usuarios que trabajan en la sala de consulta y de referencias la posibilidad de consultar los libros y publicaciones periódicas que conforman la biblioteca auxiliar del archivo, integrada por más de 5.500 monografías y más de 230 títulos de publicaciones periódicas, especializada en archivística, paleografía, diplomática, historia de las instituciones e historia de Madrid.
- Difusión:
El archivo difunde sus documentos, servicios y actividades a través del Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid, herramienta online que permite a los ciudadanos conocer y contactar con el centro de forma rápida y sencilla (www.madrid.org/archivos), así como solicitar información sobre documentos y reproducciones de documentos cumplimentando los formularios disponibles.
Todos estos servicios se realizan en unos tiempos que varían dependiendo del número y exactitud de los datos proporcionados por parte de los usuarios y de los medios personales y materiales disponibles en el centro. Se sitúan por encima del tiempo medio estimado aquellas solicitudes que, por su complejidad y/o especificidad, requieran mayor dedicación.
Compromiso 1
Satisfacer a los usuarios del archivo en cuanto a la atención recibida de manera personalizada y confidencial, ofreciendo un trato y un lenguaje amable y adecuado a las necesidades de cada usuario.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Grado de satisfacción de los usuarios en relación con el servicio prestado | 90% de opiniones con valoración entre 5 y 10 puntos | Anual | Consulta de opinión de los usuarios |
Compromiso 2
Responder las solicitudes de información de los usuarios del archivo sobre los documentos custodiados en el centro, sobre el modo y condiciones de consulta de los mismos, sobre datos contenidos en los documentos y/o sobre cuestiones de carácter general en un tiempo estimado de 3 días.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de solicitudes de información respondidas en el tiempo medio estimado. | 90% | Anual | Memoria anual de actividades |
Compromiso 3
Poner a disposición de los usuarios los documentos originales y las reproducciones en soporte microfilm y/o digital que soliciten consultar de forma directa en la sala de consulta del archivo en un tiempo estimado de 20 minutos.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de usuarios a los que se atiende en el tiempo estimado. | 90% | Anual | Memoria anual de actividades |
Compromiso 4
Realizar búsquedas de documentos a los usuarios, tanto de forma presencial en la sala de consulta, como por correo electrónico, correo postal o fax en un tiempo estimado de 7 días.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de búsquedas de documentos realizadas en el tiempo medio estimado. | 90% | Anual | Memoria anual de actividades |
Compromiso 5
Prestar a la institución productora documentos originales y/o enviarle reproducciones digitales de los mismos siempre que lo permitan su volumen, formato y medios disponibles en un tiempo estimado de 4 días.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de solicitudes de préstamo respondidas en el tiempo medio estimado. | 90% | Anual | Memoria anual de actividades |
Compromiso 6
Proporcionar reproducciones de los documentos custodiados en el archivo siempre que lo permitan su volumen, formato y medios disponibles en un tiempo estimado de 7 días.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de solicitudes de reproducción respondidas en el tiempo medio estimado | 90% | Anual | Memoria anual de actividades |
Compromiso 7
Atender las solicitudes de los usuarios para consultar las obras y publicaciones periódicas incluidas en el catálogo de la biblioteca auxiliar en un tiempo estimado de 15 minutos.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de solicitudes de consulta de la biblioteca auxiliar atendidas en el tiempo medio estimado. | 90% | Anual | Memoria anual de actividades |
Compromiso 8
Actualizar para el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid la información del archivo cuando surja una novedad que comunicar a los usuarios en un tiempo estimado de 1 semana.
| INDICADOR | ESTANDAR | PERIOCIDAD | INSTRIUMENTO DE RECOGIDA DE DATOS UTILIZADO |
|---|---|---|---|
| Porcentaje de actualizaciones que se realizan en el tiempo medio estimado. | 90% | Anual | Hoja de control de actualizaciones |
Los ciudadanos pueden dirigir sus opiniones o hacer otras aportaciones al Archivo Histórico de Protocolos de Madrid directamente mediante la dirección de correo ahpm@madrid.org. Además, el archivo dispone de un “Buzón de sugerencias” donde los usuarios pueden depositar (de forma anónima o no) cualquier tipo de escrito relacionado con la atención recibida y/o los servicios prestados.
Actualmente, el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid custodia más de a 6.000 metros lineales de documentos. Durante el año 2018, el archivo ha realizado los siguientes servicios:
- Ha atendido un total de 358 investigadores, que han desarrollado 2.002 sesiones de trabajo en sala de consulta.
- Ha respondido un total de 8.939 consultas: 7.590 presenciales, 31 por correo postal, 918 por correo electrónico y 400 por teléfono.
- Ha atendido 1.326 peticiones de reproducciones de documentos a realizar por los propios usuarios, que han supuesto un total de 18.302 reproducciones fotográficas.
- Ha atendido 1.471 peticiones de reproducciones fotográficas de documentos a realizar por los propios usuarios, que han supuesto un total de 22.868 reproducciones fotográficas.
- Ha prestado 11 tomos a la administración productora y 1 tomo para exposiciones.
- Ha realizado 10 préstamos bibliotecarios y atendido 86 consultas en la biblioteca auxiliar.
La Dirección del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid difundirá la Carta de Servicios en formato electrónico a todo el personal, para su conocimiento y aplicación a su trabajo en la medida en que les afecte, para lo cual se creará una lista de distribución de correo electrónico que se mantendrá actualizada con el 100% de los trabajadores del archivo y se mostrarán ejemplares impresos en los tablones de anuncios del centro.
Para los usuarios presenciales, se fijarán carteles informativos en lugares visibles y se dispondrán ejemplares impresos en los mostradores de atención a usuarios, garantizándose la renovación diaria de existencias.
Asimismo, se difundirá la carta de servicios en formato electrónico en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid para garantizar la máxima difusión.
- Ley Orgánica de 28 de mayo de 1862, del Notariado.
- Decreto de 12 de noviembre de 1931 sobre régimen y denominación de los Archivos Históricos de Protocolos e Históricos Provinciales, por el que se define el carácter histórico de los protocolos de más de 100 años.
- Decreto del Ministerio de Justicia de 2 de junio de 1944 por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Régimen del Notariado.
- Decreto de 2 de marzo de 1945, por el que se reorganiza la Sección Histórica en los Archivos de Protocolos.
- Real Decreto 45/2007 de 19 de enero, de modificación del Reglamento de Organización y Régimen del Notariado.
- Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
- Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura, por el que se transfiere la gestión del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.
- Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
- Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
- Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Díptico divulgativo