El Hospital de Móstoles normaliza 1.000 documentos clínicos y de gestión

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SE PRETENDE APORTAR SEGURIDAD Y CALIDAD A TODOS LOS PROCESOS

Para garantizar la validez y el rigor de los documentos que se generan en el Hospital Universitario de Móstoles hace 5 años se creó un Catálogo Electrónico de Documentación Normalizada (CEDON). La existencia de este catálogo permite no sólo la clasificación y el orden, sino también la rápida localización y acceso a la última versión revisada y aprobada. Se trata de documentos  tanto de gestión clínica como administrativa.

15 febrero 2017

Tras la puesta en marcha de varias estrategias destinadas a estandarizar los documentos que se derivan de la gestión administrativa y clínica del Hospital, se ha conseguido crear y  actualizar,  en total, más de 1.000 documentos.  Cada uno de ellos está revisado y sigue una estructura de contenidos, un formato y un diseño homogéneo que aporta calidad y seguridad en el ejercicio de muchas de las prácticas que se realizan en el hospital. De todos estos documentos, 642 son consentimientos informados.

El otro grupo de documentos son protocolos, procedimientos, guías clínicas, instrucciones  técnicas, normas, formularios y fichas de uso, es decir, los de ámbito general que deben conocer los profesionales. En total,  314 documentos en vigor, y accesibles desde la Intranet para todos los profesionales del hospital y forman el Catálogo Electrónico de  Documentación Normalizada (CEDON).

Al tenerlos identificados, fechados, ordenados y saber quiénes han trabajado en ello , es más fácil mantenerlos actualizados, un aspecto fundamental ya que no se trata de disponer de un catálogo completo, sino además de conseguir su constante actualización y conocimiento entre los profesionales.

Trabajo en equipo para ordenar la documentación. GOD
La creación del catálogo se complementó con la creación del Grupo de Ordenación de Documental (GOD), un equipo multidisciplinar formado por profesionales de administración, de gestión, y sanitarios que trabaja tanto en la adaptación de los documentos que ya existían entonces, como en la generación normalizada de los nuevos.

Ellos facilitan y agilizan todos los aspectos relacionados con la estandarización de la documentación que se maneja en el hospital. Aunque ya se ha normalizado buena parte, todavía quedan mucho por revisar y actualizar, o en caso de que ya no tenga sentido su uso, descartar. Con respecto a la estandarización del formato se han creado una serie de plantillas básicas sobre las que deben elaborarse los nuevos documentos de nuestro hospital.

Estrategia general relacionada con la Calidad
La estandarización de los documentos, entre otras razones, como garantía de seguridad, es una estrategia que se inició en el Hospital hace 10 años con la implantación del Sistema de Gestión integrado de Calidad y Medio Ambiente y que la Consejería de Sanidad ha promovido también en concreto, en los consentimientos informados.

Además, el Sistema de Gestión integrado de Calidad y Medio Ambiente implantado desde el año 2007 ha sido otra de las bases desde la que se ha impulsado la estandarización documental. Cada uno de los servicios, secciones o unidades acreditadas por la ISO  genera documentación sobre qué se hace, cómo se hace, cuándo, quién es el responsable de la ejecución, y los correspondientes registros. Este trabajo descriptivo de cada departamento ha generado más 70 documentos.