Los Archivos: garantes de la transparencia de las instituciones
Testimonio de nuestros actos
Los archivos están emplazados en el núcleo del funcionamiento de nuestra sociedad. Ya se trate del gobierno de los estados, de la administración, de las colectividades, de la gestión de las empresas e incluso de la vida de los individuos, nada es posible si no conservamos el testimonio de los actos, cuyo guardián son los archivos de documentos.
Conservar esa memoria, es de vital importancia tanto para la colectividad, como para el propio individuo, pero también lo es que los archivos rompan con ese aislamiento que tradicionalmente se les ha otorgado y pasen a identificarse con la prestación de un servicio a la altura de las necesidades de los ciudadanos.
Esa es la única y verdadera razón de la existencia de los archivos y en ello emplea sus esfuerzos la Comunidad de Madrid a través de la Subdirección General de Archivos, organismo responsable de la planificación y dirección técnica de todas las actuaciones en materia de archivos y patrimonio documental en nuestra región.
El documento de archivo
El documento es la materia prima con la que se trabaja en los archivos y puede definirse como toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material.
Es de vital importancia distinguir el documento de archivo de la documentación. El primero es un ejemplar único, con valor probatorio, que además puede constituir fuente primaria para la Historia y considerarse Patrimonio Documental, mientras que la documentación es múltiple, tiene un mero carácter informativo y forma parte del Patrimonio Bibliográfico.
Los documentos de archivo son los que soportan las actuaciones administrativas. En ellos ha de quedar garantizada su autenticidad, su integridad y su conservación.
El ciclo vital de los documentos
Los documentos pasan por distintas fases, en cada una de las cuales reciben un tratamiento adecuado, tienen valores distintos y prestan servicios diferentes a los usuarios. Estas fases se conocen como 'ciclo vital de los documentos' y se denominan oficina, central, intermedio e histórico.
El Archivo Regional acoge las dos últimas fases: el archivo intermedio y el histórico. Antes de llegar aquí, los documentos han recorrido un intenso camino que se inicia en las fases de archivo de oficina y archivo central en las Consejerías y Organismos Autónomos.
El patrimonio documental madrileño
